Feedback o którym nie da się zapomnieć!

“Mam problem ze stanowiskami HR-owymi, nie do końca rozumiem tę funkcję” – dość brutalnie rozpoczynała się wypowiedź lidera technicznego, którą usłyszałam ostatniego dnia współpracy. Były to typowe “slackowe” podziękowania i życzenia.Wpatrując się w Slackowe okienko, w napięciu czekam na kolejny fragment komunikatu, zakładając, że będzie równie miażdżący i poczuje się po nim jak wyrzucona na brzeg foka, która niezdarnie próbuje wrócić do wody. Jest i on! Czytam: “zmieniłaś mój stosunek do tego stanowiska”. Bum. W kolejnej wiadomości, powołując się na konkretne sytuacje, kolega argumentuje swój punkt widzenia.

Oboje popełniliśmy błąd. Podczas, prawie rocznej współpracy, nie otrzymywałam od niego feedbacku, ale również o niego nie prosiłam.

Feedback a OKR-y

Bez feedbacku, jesteśmy jak turyści bez nawigacji – po prostu, nie wiemy, jakie jest postrzeganie komunikacji z nami i współpracy.W systemie wspierającym OKR-y tj. w modelu CFR feedback został wyróżniony jako znaczący element, który ma przyczynić się do powodzenia projektu. Więcej o modelu CFR pisałam w artykule: 3 elementy, bez których wprowadzenie OKR-ów może stać się niemożliwe.

Przypominając sposób konstruowania komunikatu feedbackowego, powołam się na kilkuminutowe wystąpienie LeeAnn Renninger:

Feedback wpisany w employee life cycle

W jaki sposób wpisać feedback w procesy wewnętrzne firmy? Zacznij od refleksji, na którym etapie funkcjonowania człowieka w organizacji, taki feedback powinien być mu dostarczony. Najłatwiej nam będzie rozpocząć od wprowadzenia feedbacku na każdym etapie life cycle employee.

1. Rekrutacja – feedback do procesu rekrutacyjnego, zbierany od odrzuconych kandydatów oraz od tych, którzy zostali zaproszeni do współpracy, pozwala nam:

• zoptymalizować proces rekrutacji,
• zbudować bazę insightów pomocną do udoskonalenia strategii Employer Brandingowej,
• lepiej dbać o tzw. candidate experience.

2.Onboarding – czas wdrożenia, to istotny moment na dwukierunkowy feedback – dzielimy się informacją zwrotną z nowym członkiem zespołu, ta informacja pozwoli mu poczuć się bezpiecznie, dzięki niej będzie wiedział, co w jego pracy postrzegane jest jako mocna strona, a co jako obszar do poprawy. Jednocześnie, prosząc o feedback, my również poznajemy nową, świeżą perspektywę na funkcjonowanie naszej firmy wraz z wskazaniem ewentualnych obszarów do poprawy.

3. Okres próbny – feedback udzielany w trakcie okresu próbnego, przyspiesza proces adaptacji i pozwala zrozumieć wzajemne oczekiwania. Efektywnie udzielana informacja zwrotna przyspiesza proces nauki na tym etapie.

4. Utrzymanie pracownika oraz jego rozwój w strukturze organizacji – tutaj warto zaprojektować proces, który umożliwi dawanie cyklicznego feedbacku podczas:

• rozmów one on one
• zbierania feedbacku 270 lub 360

Proces zbierania feedbacku powinien dawać możliwość porównywania postępów i śledzenia zmian, dlatego warto zbudować arkusze z ustandaryzowanymi pytaniami, które będziemy zbierali podczas sesji feedback owych.

5. Exit interview – dobrze zaprojektowany wywiad końcowy pozwoli nam, z jednej strony zebrać wartościowe insighty, a jednocześnie może być wskazówką dla pracownika, z informacjami o jego mocnych stronach, które ceniłeś podczas pracy z nim oraz wskazaniami do zmian i poprawy.

Dobrą praktyką jest wprowadzenie feedbacku w imienne checklisty i monitorowanie statusów.

Feedback do spotkań

Ile czasu spędzamy na nieefektywnych spotkaniach? Aby zminimalizować ten problem, możemy jasno określić kryteria planowania spotkań. Zaproszenie na spotkanie powinno:

• mieć jasno zdefiniowany cel
• mieć określoną agendę
• zostać zrealizowane w założonym przez gospodarza spotkania time-box-ie

Do spotkań warto zbierać feedback. Jak robić to w sposób szybki? Użyj:

The starfish model feedback

Narysowana rozgwiazda, która wisi w salce konferencyjnej i umiejscowione w jej pobliżu karteczki typu pos-it są jasnym sygnałem dla uczestnika spotkania: “przed wyjściem zostaw feedback. Powiedz mi, jako gospodarzowi spotkania:

1. Co powinienem dodać do swojego spotkania/wskaż co powinien zacząć robić.
2. Co powinienem przestać robić.
3. Czego było za dużo.
4. Czego za mało.
5. Co się Tobie podobało – obszary, które w przyszłości warto kontynuować.

Happiness door

Na drzwiach wyjściowych zaznacz 3 rodzaje emotikonek, które będą odzwierciedlały stan zadowolenia. Każdy z uczestników spotkania, przed wyjściem powinien zostawić karteczkę z feedbackiem i umiejscowić ją w odpowiedniej kategorii.

Udzielajmy i prośmy o feedback możliwie jak najczęściej, dzięki temu, wpisze się one w nasze firmowe DNA, będzie naturalnym sposobem komunikacji i rozwoju. Same dobro!