Jak krok po kroku wdrożyć plan naprawczy dla pracownika? Praktyczny przewodnik

Czym jest plan naprawczy?

Plan naprawczy jest narzędziem wspierającym komunikację, które służy do wyklarowania, jakie obszary, wyniki lub zachowania powinny zostać poprawione przez pracownika.

Jest opracowywany przez formalnego przełożonego osoby, której dotyczy, omawiany z nią i przez nią akceptowany.

Dzięki planowi naprawczemu pracownik wie, że jego efekty nie są zadowalające, że musi dokonać zmiany, aby pozostać w firmie, a jednocześnie ma konkretne, mierzalne zadania, które musi zrealizować, aby dokonać poprawy.

Intencje, które stoją za wdrożeniem planu naprawczego:

1. przełożony chce wspierać pracownika i dostarczyć mu narzędzi do realizacji planu,
2. obu stronom (i pracownikowi, i przełożonemu) zależy na sukcesie tego przedsięwzięcia.

Nastawienie, które pozwoli skutecznie wykorzystać plan naprawczy:

1. sposób myślenia przełożonego: zależy mi na Tobie, chcę, abyś był częścią tego zespołu, JEDNAK plan naprawczy zawiera oczekiwania niezbędne do dalszej współpracy. Jestem gotów pomóc Ci w realizacji planu.
2. sposób myślenia pracownika: chcę zaangażować się w realizację tego planu, rozumiem oczekiwania, które są przede mną stawiane.

Dlaczego warto korzystać z planów naprawczych?

Podczas wypowiadania umowy często dochodzi do sytuacji, w której pracownik jest bardzo zaskoczony decyzją managera. Nie spodziewał się tego. Co prawda odbierał sygnały od przełożonego, że ten nie do końca jest zadowolony z jego pracy, ale samodzielnie i na swój sposób wkładał dużo wysiłku, aby poprawić sytuację. Wysiłek ten poszedł na marne, bo pracownik nie do końca dobrze odgadł oczekiwania przełożonego.

Przed decyzją o zakończeniu współpracy z pracownikiem (tutaj znajdziesz artykuł o tym, jak podejmować decyzję o zwolnieniu pracownika) należy dołożyć wszelkich starań, aby mieć pewność, że jest ona zasadna. Spisanie swoich oczekiwań wobec pracownika w formie planu naprawczego, monitorowanie i wspieranie go w realizacji tego planu pozwoli Ci na podjęcie decyzji opartej na faktach.

Czym plan naprawczy nie jest?

Plan naprawczy nie zastąpi managerowi bieżącego feedbacku do wykonywanych zadań. Nie powinien to być „straszak” wobec pracowników, do których wyników pracy nie masz zastrzeżeń, a chcesz jeszcze bardziej zmotywować ich do osiągania coraz to lepszych wyników.

Kiedy zdecydować się na wdrożenie planu naprawczego?

Manager wdraża plan naprawczy w sytuacji, w której pracownik, pomimo bieżącego feedbacku, nie realizuje swoich zadań zgodnie z oczekiwaniami lub kiedy zachowania, komunikacja pracownika odbiegają od norm i zasad panujących w firmie.

6 sytuacji, w których nie powinno się wdrażać planu naprawczego

1️⃣ Kiedy nie dostarczasz pracownikowi bieżącego feedbacku do jego pracy. Plan naprawczy będzie skuteczny, tylko kiedy bieżący feedback oraz komunikacja podczas spotkań 1:1 nie są wystarczające.

2️⃣ Jeśli zaniedbujesz relację z pracownikiem, nie wiesz, co się u niego dzieje, czy nie ma problemów osobistych, czy w jego życiu prywatnym nie wydarzają się rzeczy, które tymczasowo wpływają na obniżenie jego wyników pracy.

3️⃣ Kiedy pracownik nie ma bezpośredniego wpływu na dany wynik. Nie wdrażaj też planu naprawczego, w którym jednym z zadań byłoby osiągnięcie takiego wyniku.

4️⃣ Jeśli podczas zatrudniania nie określisz jasno roli i odpowiedzialności pracownika. Nie zmieniaj zasad gry w trakcie jej trwania. Plan naprawczy nie służy do precyzowania obowiązków i oczekiwań.

5️⃣ Podczas okresu próbnego. To czas, kiedy pracownik ma prawo nie wiedzieć, pytać, uczyć się i popełniać błędy. Zamiast określania oczekiwań w planie naprawczym, jeszcze przed dołączeniem pracownika do zespołu, zdefiniuj dla niego cele na okres próbny. Będą jasnym wyznacznikiem oczekiwań. Patrząc na poziom realizacji celów, będziesz wiedzieć, czy przedłużyć umowę po okresie próbnym, czy też nie.

6️⃣ Jeśli wiesz, że nie zaangażujesz się w monitorowanie realizacji zadań oraz wspieranie pracownika.

Jak długo powinien trwać plan naprawczy?

W sytuacjach, w których wymagana jest poprawa w obszarach związanych z wynikami pracy, plan naprawczy może trwać od 1 do 3 miesięcy.

Jeśli zmiana ma dotyczyć obszaru związanego z zachowaniem (np. wzrostem odpowiedzialności, zmianą w sposobie komunikacji z zespołem), minimalny okres trwania planu naprawczego to 2 miesiące.

W jaki sposób informować pracownika o wdrożeniu planu naprawczego?

1️⃣ Zaproś pracownika na spotkanie, podczas którego:

🔸 wyjaśnisz, czym jest plan naprawczy i dlaczego decydujesz się na jego wdrożenie,

🔸 omówisz z pracownikiem plan naprawczy – zapoznasz go z obszarami, które wymagają poprawy oraz działaniami naprawczymi i kryteriami sukcesu,

🔸 upewnisz się, że plan jest zrozumiały dla pracownika i że chce on podjąć próbę jego realizacji. Przykładowe pytania pomocnicze:

• Który obszar będzie dla Ciebie najtrudniejszy/najłatwiejszy do zmiany?
• W jaki sposób mogę Ci pomóc? Jakiego wsparcia potrzebujesz ode mnie, od zespołu?

🔸 zdefiniujesz z pracownikiem terminy spotkań typu check-in, podczas których będziecie monitorować jak idzie realizacja planu.

2️⃣ Po spotkaniu wyślij pracownikowi dokument z planem naprawczym, ponownie zapewnij, że będziesz go wspierał w realizacji celu. Wyślij zaproszenia do kalendarza na spotkania monitorujące.

3️⃣ Bądź dostępny, wspieraj i na bieżąco przekazuj pracownikowi informacje zwrotne.

Możliwe reakcje pracownika na plan naprawczy

Idealny scenariusz to taki, w którym pracownik po omówieniu i zaakceptowaniu planu, czuje, że rozumie oczekiwania, które przed nim stawiasz, i jest w stanie im sprostać. Jego motywacja wzrasta, zależy mu na pracy, czuje, że Tobie zależy na pracy z nim, więc krok po kroku realizuje plan.

Niestety, jak to w życiu bywa, nie zawsze ten idealny scenariusz się udaje.

Minusem planów naprawczych jest to, że są reaktywne, dlatego tak ważna jest „profilaktyka” w postaci bieżącego feedbacku. Decydując się na wdrożenie planu naprawczego, trzeba spróbować rozróżnić objaw od przyczyny, przykładowo: brak zaangażowania czy wyników mogą być objawem problemów, na które pracownik nie ma wpływu: nieodpowiedniego zarządzania, braku procesów w firmie i tak dalej.

Nieodpowiednio zdefiniowane zadania w ramach planu naprawczego, niewłaściwa komunikacja i brak wsparcia mogą znacząco zdemotywować pracownika i spowodować, że w trakcie realizacji planu naprawczego to pracownik podejmie decyzję o zakończeniu pracy.

Jest to realne ryzyko, z którym mierzy się wielu pracodawców. Zdarzają się sytuacje, w których kolejnego dnia po omówieniu i zaakceptowaniu planu naprawczego pracownik składa wypowiedzenie lub zgłasza długoterminowe zwolnienie chorobowe.

Czy świadczy to o nieskuteczności narzędzia, jakim jest plan naprawczy?
Nie. Sytuacje, w których po zaprezentowaniu planu naprawczego pracownik rezygnuje z pracy lub zgłasza chorobowe, potwierdzają jedynie brak fundamentów do dalszej współpracy, a plan naprawczy staje się zwyczajnie katalizatorem zmian.

Szablon planu naprawczego

Skorzystaj z mojego szablonu do definiowania Indywidualnego Planu Naprawczego – możesz go pobrać tutaj: