Podejmowanie decyzji o zakończeniu współpracy jest trudne. Trudność ta wzrasta zwłaszcza w firmach właścicielskich i rodzinnych, (czyli takich w których przynajmniej dwoje członków rodziny ma większościowe udziały, z czego przynajmniej jedna osoba ma decydujący wpływ na zarządzanie).

Z tego artykułu dowiesz się: o czym powinieneś pomyśleć przed podjęciem decyzji o zakończeniu współpracy z pracownikiem? Jakie kroki powinieneś podjąć, aby mieć pewność, że ze swojej strony zrobiłeś wszystko, co w Twojej mocy, aby utrzymać pracownika? Czym jest plan naprawczy, w jaki sposób go wdrożyć i zakomunikować?

Dlaczego decyzja o zwolnieniu jest tak trudna?

Kultura organizacyjna firm właścicielskich, rodzinnych oparta jest o bliskie, często budowane latami, nieformalne relacje. Te relacje stanowią jedną z przewag konkurencyjnych – takie firmy często mają bardzo zaangażowanych i lojalnych pracowników. To właśnie dzięki temu, firmy te budują swoją organizacyjną odporność, mają większą elastyczność w reagowaniu na zmienne otoczenie biznesowe, a zespoły są wstanie razem przejść niejeden kryzys.

Ciemną stroną takiej kultury organizacyjnej, mogą być, niezdrowe zachowania do których należą np. trudności w dawaniu korygującego feedbacku czy brak decyzji o zakończeniu pracy.

Co powinieneś przemyśleć przed podjęciem decyzji?

Jeśli nie jesteś zadowolony z postawy i zachowania, komunikacji lub wyników pracy członka zespołu. Jeśli w waszej współpracy były dobre momenty, które masz w pamięci i które hamują Cię przed podjęciem decyzji. Dodatkowo, paraliż decyzyjny wzmacniają konsekwencje emocjonalne oraz organizacyjne (przygotowanie offboardingu, rekrutacji a wreszcie onboarding nowozatrudnionego), to znaczy, że potrzebujesz refleksji, która pomoże Tobie podjąć decyzję.

Najpierw, wróć do swoich wcześniejszych doświadczeń związanych z zakończeniem współpracy z pracownikiem. Uświadom sobie w którym ze skryptów działasz:

Skrypt 1: Proces decyzyjny trwa miesiącami, niekiedy latami

Przy długim procesie decyzyjnym Twój paraliż decyzyjny wzmacniany jest przez:

• pozytywną relację lub pamięć, o dobrych momentach ze współpracy,
• niechęć w przeżywaniu trudnych emocji, które towarzyszą zwalnianiu,
• brak zaufania do siebie (“czy na pewno jestem sprawiedliwy?”) i racjonalizowanie (“może nie jest tak źle”),
• kwestie organizacyjne – gdy myślisz o uruchamianiu offboardingu, nowej rekrutacji i onboardingu, robi Ci się słabo,
• obawy o to, jak zareaguje pozostała część zespołu.

Skrypt 2: Decyzja pojawia się nagle i jest ogromnym zaskoczeniem dla pracownika

Przy nagłej decyzji o zwolnieniu, okazuje się, że jako przełożony nie wykonałeś swojej pracy (tzn. zaniedbałeś bieżący feedback, nie dałeś czasu i szansy na poprawę). Czas płynął, problem z pracownikiem zaczął eskalować na tyle silnie, że impulsywnie podjąłeś decyzję, która staje się zupełnym zaskoczeniem dla pracownika – nie był świadom, że nie realizuje stawianych przed nim oczekiwań.

Skrypt 3: Decyzja nie pojawia się, a powinna

Nie podejmujesz żadnej decyzji (choć brak decyzji, to również decyzja 😉)Twoja frustracja narasta. Pracownikowi z którego nie jesteś zadowolony, nie zlecasz trudnych i ambitnych zadań. Pozostali członkowie zespołu, obawiając się pracownika, który nie dowozi, również unikają współpracy. Jako lider/ka tracisz w oczach zespołu, cierpi morale zespołu, a w konsekwencji biznes.

3 rzeczy, które musisz zrobić, zanim zwolnisz pracownika!

Bieżący feedback:

Dawaj bieżący feedback pracownikowi, tak aby wiedział on z czego w jego pracy jesteś zadowolony, a co wymaga korekty lub zmiany.

Aby feedback nie zdemotywował powinien być on:

• osadzony w konkretnym kontekście wraz z przykładem z niedalekiej przeszłości,
• o wydarzeniu, a nie o człowieku,

Przykład:
✅ “użycie w mailu do klienta sformułowań typu: na ra! sprawia że treść maila może być odebrania nieprofesjonalnie”,
zamiast:
❌”odpisując do klienta na ra! jesteś nieprofesjonalna”

• skupiony na tym co dalej.

Przykład:
✅ “proponuję, abyś kolejnym razem używała szablonów maili. Co Ty na to?”

Pulse check-in:

Włącz ciekawość i zastanów się jak wcześniej wyglądały wyniki pracy pracownika? Porozmawiaj z nim i zweryfikuj jakie czynniki mogły wpłynąć na zmianę.

Przykładowe pytania wydobywcze, które możesz zadać:

• Oceń, jak się masz korzystając ze skali od 1 do 10? Co oznacza podana liczba? Co by się musiało stać, abyś znalazł/a się na poziomie X?
• Co sprawia Ci teraz kłopot? Gdzie potrzebujesz wsparcia?
• Jeśli myśl o przedyskutowaniu jakiegoś problemu wywołuje Twój niepokój, to znak, że powinieneś/-nnaś o nim porozmawiać, razem możemy znaleźć rozwiązanie.

Uruchom Indywidualny Plan Naprawczy:

Gdy rozmowa i bieżące feedbacki nie zadziałają, pozostaje Tobie jeszcze jedna deska ratunku, a mianowicie Plan Naprawczy.

Plan naprawczy to taki sposób pracy z pracownikiem, w którym nadal zależy Tobie na współpracy z daną osobą, jednocześnie nie jesteś zadowolony z rezultatów pracy, dlatego transparentnie określasz swoje oczekiwania. Zarówno Tobie jak i pracownikowi powinno zależeć na pozytywnej realizacji planu naprawczego.

Źródło: Opracowanie własne, template planu naprawczego

Plan naprawczy wdrażamy wówczas, gdy wyniki lub jakość pracy pracownika sukcesywnie się pogarszają. Plan taki przygotowywany jest przez bezpośredniego przełożonego.

Są dwa scenariusze, które mogą się zadziać po wdrożeniu planu naprawczego. Twój pracownik maksymalnie się zmotywuje i zrealizuje cele opisane w planie naprawczym lub …zacznie szukać innego pracodawcy, gdyż będzie wiedział, że nie może lub nie chce sprostać tym oczekiwaniom.

W jaki sposób poinformować pracownika o planie naprawczym?

1. Dokładnie omów z pracownikiem plan naprawczy, upewnij się, że jest on zrozumiały dla pracownika.
2. Wyznacz termin realizacji planu, zweryfikuj czy dla pracownika jest on realny.
3. Poinformuj pracownika, iż brak realizacji planu będzie skutkował XYZ (np.niemożliwością dalszej współpracy).
4. Poinformuj pracownika w jaki sposób pomożesz mu ten plan zrealizować, ustal spotkania check-in, na których będziecie monitorować i weryfikować osiągane rezultaty.

Nadal się wahasz

Podjąłeś autorefleksję nad swoim stylem reagowania na zadanie związane z podjęciem decyzji o zakończeniu współpracy, porozmawiałeś z pracownikiem, dajesz mi bieżący feedback, wdrożyłeś plan naprawczy …i nadal się wahasz!

Te pytania, pomogą Tobie podjąć decyzję o zakończeniu lub kontynuowaniu współpracy z pracownikiem:

• Wyobraź sobie, że pracownik z którego pracy nie jesteś zadowolony złożył wypowiedzenie. Jak się czujesz? Co myślisz?
• Czy wiedząc o tym pracowniku, to, co wiesz dzisiaj, zatrudniłbyś go raz jeszcze?

Po podjęciu decyzji, wykorzystaj to doświadczenie do przeglądu procesu feedbackowania lub rekrutowania. Zastanów się w jaki sposób możesz wesprzeć zwolnionego pracownika np. oferując elastyczne godziny pracy i umożliwiając szukanie kolejnego pracodawcy, czy dostosowując okres wypowiedzenia.

Proces podejmowania decyzji o zakończeniu współpracy jest procesem bardzo złożonymi oraz obarczonym otoczką trudnych emocji, jednak czy tego chcemy czy nie, jest on integralną częścią zarządzania, która wymaga odwagi, empatii i autorefleksji.