5 lipca, 2024

#004 HR na godziny – czym jest i jak pomaga rozwijać firmę

W ramach tego odcinka zapraszam Was do swojego świata. Postaram się odpowiedzieć na pytanie, czym jest usługa, którą nazwałam „HR na godziny”, jakie zadania w jej ramach mogą być zrealizowane oraz na jakim etapie rozwoju firmy warto z niej skorzystać. Podzielę się swoim doświadczeniem i perspektywą na to, w jaki sposób w Values First pracujemy z firmami w ramach coraz popularniejszego na rynku abonamentu HR na godziny.

Tego odcinka możesz słuchać tutaj:

Spotify iconapple podcastspreaker next logoyt icon rgb

HR na godziny - czym jest i jak pomaga rozwijać firmę
Na pierwszym spotkaniu z klientami często pada pytanie: czym jest HR na godziny oraz jak wygląda taka współpraca?

HR na godziny jest usługą, która sprawdzi się w firmach małych oraz tych z dolnego przedziału średnich, czyli zatrudniające do około 120 osób. Co istotne, często świadczymy te usługi firmom, które właśnie wchodzą w kolejny etap w swoim rozwoju.

Usługa HR na godziny jest dedykowana firmom:

  • które nie mają na pokładzie specjalisty do spraw HR, bo zespół jest na tyle niewielki, że nie ma potrzeby zatrudniać takiej osoby na pełen etat;
  • które osiągają pułap 60-70 zatrudnionych osób i zaczyna się u nich pojawiać potrzeba współpracy z HR-owcem;
  • zatrudniają dedykowanego specjalistę, który potrzebuje wsparcia zewnętrznego i spojrzenia z dystansu.

4 etapy w rozwoju organizacji

Kiedy właściciel firmy powinien rozważyć rozpoczęcie współpracy w ramach usługi HR na godziny? Aby odpowiedzieć na to pytanie, muszę zacząć od przytoczenia etapów rozwoju firmy, które przypominają mi etapy rozwoju człowieka.

  1. Pierwszym etapem jest początek działalności – niemowlęctwo. Moment, kiedy firma powstaje, ma niewiele zatrudnionych osób, jednak charakteryzuje się ogromnym entuzjazmem i zapałem do pracy, dużym skupieniem na sprzedaży i na trafnym podejmowaniu decyzji.Na tym etapie dużym wyzwaniem, na którym przedsiębiorca musi się skupić, jest cash flow.
  2. Następnie firma przechodzi w etap dziecięco-nastoletni. Jest to czas szybkiego rozwoju, kiedy potrzeba kapitału jest nadal duża, ale przedsiębiorca skupia się już nie tylko na sprzedaży, ale też na samym produkcie czy usłudze. Zaczyna je dopracowywać, optymalizować. Największym wyzwaniem na tym etapie jest duża zmienność i chaos. W tym czasie nie ma zazwyczaj sztywno ustalonych stanowisk. Pracownicy dzielą się obowiązkami względem swoich kompetencji i wchodzą w określone role. Zdarza się, że jedna osoba, aby realizować strategię biznesową wchodzi w kilka ról, co jest dużym wyzwaniem. Oprócz dużej zmienności i chaosu pojawia się też niepewność finansowa.
  3. Trzeci etap rozwoju, wczesnej dojrzałości, jest momentem, kiedy sytuacja finansowa firmy jest ustabilizowana. Nie walczy się o każdego klienta. Realizuje się zlecenia, które będą dla firmy najkorzystniejsze, np. ze względu na marżę. Jest to kluczowy moment w kontekście wewnętrznych procesów w organizacji. Struktura organizacyjna dochodzi do granic wytrzymałości. Największym wyzwaniem na tym etapie jest wyjście właściciela bądź osób zarządzających do tej pory firmą z zadań operacyjnych i zbudowanie struktury middle managementu (kadry średniego szczebla), który przejmie zarządzanie zespołami, a przy tym dalsza dbałość o jakość świadczonych usług czy marżowość.
  4. Kiedy w organizacji dojdzie do tej zmiany i właściciel/właściciele czy zarząd mają zbudowany, silny middle management, wówczas organizacja może przejść na poziom pełnej dojrzałości. Jest to etap, w którym zauważamy pewnego rodzaju rozleniwienie firmy. Nazywam to with the flow, czyli sytuację, w której biznes idzie, pieniądze są, mamy dobry produkt lub dobrą usługę i można by było powiedzieć, że firma działa sama. Głównym wyzwaniem na tym etapie jest wskrzeszenie ducha innowacyjności, aby firma nie wpadła w pułapkę małego biznesu. Sytuację, kiedy jest na tyle dobrze, że firma nie rozwija sprzedaży, bazuje na klientach, których już ma, kiedy nie dba o innowacje, ani w usłudze, ani w organizacji wewnętrznej, np. nie korzysta z dostępnych technologii. Trzeci objaw pułapki małego/średniego biznesu polega na tym, że przestaje się inwestować w pracowników. Na etapie pełnej biznesowej dojrzałości bardzo ważne jest, aby zadbać o to wskrzeszanie ducha innowacyjności. Można do tego wykorzystać działania w obszarze rozwoju usługi lub struktury, procesów czy też zatrudnienia ludzi, którzy wniosą nowe, potrzebne nam kompetencje.

4 etapy rozwoju organizacji

Przejście na nowy etap a kryzys w organizacji

Z jakiego powodu mówię o etapach w rozwoju organizacji w kontekście usługi HR na godziny? Z dwóch powodów.

Po pierwsze, kiedy zaczynam pracę z klientem, często moim pierwszym krokiem jest analiza strategii biznesowej klienta, czyli wspólne określenie, na jakim etapie rozwoju jest firma. Wtedy łatwiej jest nam dobrać odpowiednie HR-owe rozwiązania.

To na co trzeba zwrócić uwagę to fakt, że aby przejść z jednego etapu rozwojowego do drugiego, musimy się znaleźć w mało wygodnym momencie kryzysu w organizacji. Dzieje się to w zasadzie zawsze. Kryzys będzie mocno uwierać. Przykładowo, w firmie zaczyna się większa rotacja pracowników lub spadek ich zaangażowania i motywacji. Bardzo często właśnie w tym czasie włącza się zewnętrzny HR, kiedy firma jest w fazie przejściowej między dwoma etapami. Rolą konsultantów będzie pomoc właścicielowi czy zarządowi przejść przez ten trudny okres.

W tym kontekście chciałabym zwrócić uwagę na jeszcze jedną istotną sprawę.

Zewnętrzny konsultant nie jest w stanie przeprowadzić zmiany sam, bez realnego zaangażowania właściciela czy zarządu.

Mówię tu o gotowości do zmiany, ponieważ opór przed zmianą będzie się pojawiał – to naturalne, jednak jako konsultanci wiemy, jak z nim pracować, aby pomóc przejść przez ten proces.

Kiedy od właścicieli słyszę, że nie mają wsparcia HR-owego na pokładzie oraz że chętnie skorzystaliby z usługi HR na godziny, ale chcą oddelegować ten projekt innej osobie, która nie jest decyzyjna, to najczęściej nie rekomendujemy współpracy. W mojej praktyce ten model się nie sprawdził.

Zadania realizowane w ramach usługi HR na godziny

Krok zerowy

Dzielę zadania w ramach tej usługi na pięć głównych obszarów, jednak przed wejściem w konkretne tematy robię jeszcze tzw. krok zerowy. Kluczowy, ponieważ definiuje całą współpracę z daną firmą. To warsztat diagnostyczny, podczas którego poznajemy siebie wzajemnie z klientem. Odbywa się identyfikacja potrzeb firmy. Rozmawiamy o priorytetach biznesowych, ale też przyglądamy się strategii biznesowej organizacji.

Analizujemy mocne strony Twojego biznesu, ale też definiujemy występujące blokery. Z pomocą sprawdzonych narzędzi oceniamy, czy w Twojej firmie występują dysfunkcje, chociażby związane z komunikacją czy z jakością pracy pomiędzy poszczególnymi działami. Prowadzimy wywiady zarówno z właścicielem/zarządem, jak i z menedżerami oraz pracownikami. Dzięki temu mamy pełen ogląd jak dana organizacja funkcjonuje.

Rezultatem warsztatu diagnostycznego jest raport podsumowujący strategiczną analizę Twojej firmy wraz z listą rekomendacji działań do wykonania.

Kolejnym krokiem jest zaplanowanie – wspólnie z właścicielem firmy czy zarządem – projektu usługi HR na godziny wraz z nadaniem priorytetów. Moim zadaniem jest tu wspólnie z właścicielem odnaleźć dźwignię, dzięki której organizacja odczuje efekty działań HR-owych jak najszybciej.

Co może znaleźć się na liście rekomendacji? To zależy od organizacji, do której wchodzę, jednak mając za sobą kilkanaście takich projektów, widzę pewien powtarzalny schemat i powracające tematy.

Wdrożenie lub optymalizacja struktury organizacji

Właściciele niezbyt często przyglądają się temu tematowi. Aby wdrożyć lub zoptymalizować strukturę organizacji należy wykonać kilka pomniejszych kroków.

W niektórych firmach ludzie działają bardzo intuicyjnie, co prowadzi do chaosu. Aby wdrożyć czy zoptymalizować strukturę organizacji w pierwszym kroku mapujemy procesy biznesowe.

Potem przyglądamy się, jakie działania wykonywane są w obrębie danych stanowisk. Kiedy firma nie mam opisów stanowiskowych, to je wypracowujemy. Mapujemy również kompetencje, które są kluczowe dla rozwoju firmy. To pozwala określić ścieżki karier czy system wynagradzania, który będzie utrzymywać aktualnych pracowników, jak i motywować ich do pracy oraz rozwoju.

System oceny wyników pracy pracowników

Drugi obszar, który często znajduje się na liście rekomendacji, jest związany z lepszym wykorzystaniem potencjału pracowników. Są to projekty, których celem jest wprowadzenie zdrowego, rozsądnego systemu oceny wyników pracy pracowników.

Chodzi tu także o rozwój pracowników w ramach organizacji, tak aby nie był on kojarzony tylko z wysyłaniem pracowników na szkolenia. Na przykład może być to temat dotyczący wdrożenia planów naprawczych w sytuacjach, kiedy pracownik nie realizuje zadań na czas lub jego praca jest słabej jakości.

Komunikacja wewnętrzna

Trzeci obszar w ramach usługi HR na godziny jest związany z komunikacją wewnętrzną. Podobnie jak ze strukturami organizacyjnymi –właściciele/zarządy niekoniecznie przywiązują wagę do struktury komunikacji wewnętrznej. W ramach tego obszaru przeglądamy zarówno aktualne narzędzia komunikacyjne, jak również rodzaje spotkań w firmie.

Z lotu ptaka weryfikujemy, na jakich spotkaniach zarząd/właściciel pełni rolę informującą, na jakich nie tylko informuje, ale też zaprasza do dialogu, kiedy zespoły czy liderzy podejmują decyzje, a kiedy prowadzone są kreatywne burze mózgów.

HR-owe procesy wewnętrzne

Czwartym obszarem w ramach usługi HR na godziny może być zajęcie się HR-owymi procesami wewnętrznymi. Co mam na myśli? Zaopiekowanie takich procesów jak rekrutacja, onboarding, zarządzanie rozwojem i wynikami pracy (talent and performance management) czy offboarding, czyli wyjście pracownika z organizacji.

Oprócz procesów w tym obszarze możemy zajmować się również opracowaniem standardów. Na przykład, jeżeli pracuje się zdalnie, to jak wygląda organizacja, na przykład jakie są zasady zgłaszania urlopu. Takie standardy często są wypracowywane w ramach sesji facylitacyjnych, podczas których zapraszamy do opiniowania i do dialogu zespoły czy pracowników.

W ramach procesów wewnętrznych dokonujemy także rekomendacji dotyczących narzędzi czy rozwiązań technicznych. Dobrze jest pamiętać o tym, że procesy wewnętrzne po zaprojektowaniu należy odpowiednio wdrożyć i przeszkolić pracowników, którzy będą je realizować, tak aby organizacja utrzymała je także po zakończeniu współpracy w ramach HR-u na godziny.

Praca w grupie

Piątym obszarem, który jest często realizowany w ramach projektów HR na godziny i jest jednym z moich ulubionych, jest praca w grupie. Będą to zarówno tematy szkoleń oraz warsztatów dla pracowników, jak i sesje facylitowane.

W uproszczeniu można powiedzieć, że:

  • na szkoleniach podaje się pigułki wiedzy, które zostają później przez liderów/menedżerów wdrażane;
  • na warsztatach jest przestrzeń, aby przećwiczyć to, co zna się w teorii; doświadczyć pewnych rozwiązań, chociażby w ćwiczeniach z innymi uczestnikami;
  • sesje facylitowane zaś są nastawione na proces grupowy; na to, w jaki sposób pracuje grupa i co chce się w ramach tej sesji z grupą wypracować.

Wybór tematów będzie zawsze uzależniony od kroku zerowego, czyli od warsztatu diagnostycznego. Jako przykładowe tematy warsztatów czy szkoleń mogę podać efektywną komunikację, delegowanie zadań czy cykl modułowych szkoleń, które odpowiadają na potrzeby osób, które wchodzą w rolę menedżerską, tak aby mogły one swobodnie, naturalnie zbudować autorytet wśród osób, z którymi stosunkowo niedawno pracowały na jednym poziomie.

Chciałabym wprost powiedzieć, że szkolenie czy warsztat nigdy nie będą rozwiązywały w 100% problemu, na który odpowiadają.

W ramach projektów HR na godziny praca z grupą oparta jest o trzy filary:

  1. badanie potrzeb danej grupy odbiorczej;
  2. bezpośredni kontakt z grupą (szkolenie, warsztat, sesja);
  3. sesje follow-up po szkoleniu czy warsztacie, których zadaniem jest monitorowanie wdrożenie tych elementów.

Przykładowe zadania realizowane w ramach usługi HR na godziny

HR na godziny a tradycyjny dział HR

A jak wypada usługa HR na godziny w porównaniu do tradycyjnych działów HR czy stanowisk HR w małych firmach? Oba rozwiązania mają swoje plusy i minusy. Co będzie lepsze, mocno zależy od etapu rozwoju firmy oraz od priorytetów właściciela.

Czy nie lepiej byłoby zatrudnić specjalistę do spraw HR, który nie tylko zdefiniowałby potrzeby Twojej firmy, ale także wprowadziłby te rozwiązania i je utrzymał? Jeśli jest na to budżet w małej firmie, a Tobie zależy przede wszystkim na oddelegowaniu zadań operacyjnych z tego obszaru, to takie rozwiązanie ma sens. Bywa, że klienci, którzy się do nas zgłaszają są na takim etapie, że potrzebują osoby, która byłaby na stałe w ich zespole i zajęłaby się obszarem HR.

Słabe strony wewnętrznego HR-u

Rozwiązanie to ma jednak kilka słabych punktów. Omówię dwa najważniejsze.

  1. Zatrudniona na etat osoba, zajmująca się HR-em, może mieć zrozumiałe blokady przed dzieleniem się pewnymi obserwacjami na temat pracowników (jej kolegów i koleżanek) czy roli i wpływu właściciela (jej szefa) na nich, na zespoły, na cały system.
  2. Konsultantce, która jest z zewnątrz, zdecydowanie łatwiej nazwać pewne zjawiska. Dużą wartością konsultantów z zewnątrz jest właśnie to, że nie wnoszą oni bagażu relacyjnego, nie mają z firmą wspólnej historii, mogą więc obiektywnie stawiać wnioski i skuteczniej przeprowadzać zmianę.

  3. Priorytetem dla zatrudnionego na etat specjalisty jest najczęściej praca operacyjna. Praca strategiczna, pojawia się zdecydowanie rzadziej, zwłaszcza jeśli nie jest to rozbudowany dział HR-u, tylko pojedyncze stanowisko.

Jest to moje własne doświadczenie pracy jako wewnętrzny HR na etacie w małej firmie. Firma była niewielka i nie miała potrzeby zatrudniania większej liczby osób do HR-u, dlatego dużą częścią mojej pracy były bieżące zadania operacyjne, takie jak prowadzenie rekrutacji, przeprowadzanie onboardingu, prowadzenie szkoleń czy spotkań z zespołami. Pracy typowo koncepcyjnej, strategicznej było znacznie mniej. Szacowałabym ten stosunek na 80 do 20.

Zalety zewnętrznego HR

Tymczasem konsultantka, która świadczy usługę HR na godziny, ma te proporcje odwrócone.

80% to jest właśnie praca koncepcyjna, strategiczna z właścicielami, z zarządami, a 20% to jest praca operacyjna. To jeden z powodów, dla których sama zdecydowałam się pójść właśnie tą ścieżką kariery.

I to jest właśnie mocna strona zewnętrznego HR – siłą rzeczy konsultanci, którzy świadczą usługi HR na godziny, mają większe doświadczenie w wymienionych wyżej obszarach, czyli w budowaniu struktur organizacyjnych, w doradzaniu, w jaki sposób te struktury dopasować do realizowanych procesów biznesowych. To też osoby, które pracowały nad tym z większą liczbą różnych organizacji, więc ich wachlarz doświadczeń jest szerszy.

Model hybrydowy

Istnieje także rozwiązanie, w którym konsultantka świadcząca HR na godziny wspiera istniejący, ale przeciążony bieżącymi zadaniami operacyjnymi dział HR, który po prostu potrzebuje świeżego spojrzenia, perspektywy z zewnątrz, pomocy w nazywaniu procesów, które zachodzą w całym systemie organizacyjnym.

Podsumowanie i przydatne linki

Mam nadzieję, że ten odcinek pomógł Ci zrozumieć czym jest usługa HR na godziny i że teraz wiesz już, kiedy warto rozważyć skorzystanie z niej, w rozwiązaniu jakich problemów Ci pomoże oraz jakie są przewagi usługi HR na godziny nad tradycyjnym modelem zatrudnienia specjalisty HR.

Szczegóły usługi znajdziesz tutaj: HR na godziny.

Natalia Ginter

Natalia Ginter

Owner & Founder

HR Business Partner, OKR Advisor & Scrum Master, Insights Discovery Coach

Z firmami współpracuje jako trener, wspierając liderów w ich codziennych wyzwaniach oraz jako konsultant, wspierając Zarządy we wdrażaniu OKR-ów. Uwielbia dzielić się wiedzą i uwalniać potencjał innych.

Po pracy praktykuje jogę i nadrabia zaległości podcastowe spacerując z 30 kilogramami futra i szczęścia (model pies).