Retrospektywa w OKR – cele i rezultaty

Jaki jest cel i rezultat retrospektywy?

Celem retrospektywy jest zdiagnozowanie kluczowych obszarów, które nie działają w
procesie OKR i w relacjach pomiędzy uczestnikami.

Rezultatem retrospektywy jest wypracowanie zmian w procesie oraz relacjach, które zostaną wdrożone od razu w kolejnym kwartale OKR.

Co dokładnie poddajemy analizie w ramach “procesu OKR”?

Pod pojęciem „proces OKR” rozumiemy wszystkie działania, decyzje, spotkania, zasady oraz narzędzia, które wspierają:

• definiowanie OKR,
• monitorowanie postępów,
• wyciąganie wniosków i wprowadzanie zmian.

Analizując “proces OKR” podczas retrospektywy, przyglądasz się czterem obszarom: planowaniu, realizacji i monitorowaniu, spotkaniom i narzędziom.

1. Planowanie OKR

Analizujesz i oceniasz, jak wygląda proces definiowania OKR na początku kwartału:

• czy proces definiowania OKR jest odpowiednio zaplanowany w czasie?
• czy mamy przestrzeń na dyskusję i doprecyzowanie celów?
• czy mamy przestrzeń na rozmowę o Objective?
• czy Key Results są mierzalne i dobrze zdefiniowane?
• czy poziom ambitności OKR jest adekwatny (ambitny, ale realny)?
• czy istnieje spójność działań pomiędzy zespołami?.

2. Realizacja i monitorowanie OKR

Analizujesz i oceniasz, jak pracujemy z OKR w trakcie kwartału:

• czy długość sprintów (np. tygodniowych) wspiera realizację celów?
• czy długość iteracji (np. trzy miesiące) OKR jest odpowiednia i wspiera realizację celów?
• czy widzimy na bieżąco, gdzie jesteśmy z realizacją celów?
• czy reagujemy na odchylenia (czy podejmujemy działania, gdy coś nie idzie zgodnie z planem)?
• czy odpowiedzialność za KR jest jasno przypisana?

3. Spotkania OKR

Przyglądasz się wszystkim kluczowym spotkaniom w procesie:

• spotkania planujące,
• spotkania podsumowujące,
• OKR Review (w połowie kwartału),
• retrospektywa.

Dla każdego z nich analizujemy:

• czy długość i częstotliwość są adekwatne?
• czy termin (dzień tygodnia, godzina) nam sprzyja?
• czy skład uczestników jest właściwy?,
• czy spotkania prowadzą do konkretnych decyzji i działań?
• czy ich struktura wspiera efektywność?

4. Narzędzia i system pracy

Analizujesz i oceniasz narzędzia, z których korzystamy:

• czy narzędzie do trackowania KR (np. Google Sheets / Click Up / Asana) wspiera naszą pracę?
• czy postępy w KR są aktualizowane regularnie PRZED spotkaniami?
• czy system jest prosty i użyteczny, czy nadmiernie skomplikowany.

Co dokładnie poddajemy analizie w ramach kategorii “relacje”?

Analizujesz sposób współpracy między uczestnikami procesu:

• jak przebiegała komunikacja pomiędzy nami?
• czy aktywnie braliśmy odpowiedzialność za realizację naszych KR?
• jak osoby pełniące rolę OKR Coordinator, OKR Master spełniały swoje zadanie?
• czy dzieliliśmy między sobą współodpowiedzialność za efektywne prowadzenie spotkań planujących i podsumowujących?

Dobrze przeprowadzona retrospektywa sprawia, że OKR przestaje być tylko zestawem celów, a zaczyna działać jak system, który się uczy. Widzisz, co blokowało postęp, wprowadzasz konkretne zmiany i od razu testujesz je w kolejnym kwartale.Retrospektywa wpływa na to, czy OKR będą żywym narzędziem, czy tylko formalnością.