Zdefiniuj i wyraź oczekiwania wobec pracowników

Przekonania właścicieli firm na temat oczekiwań wobec pracowników

Najczęściej spotykane przekonania na temat definiowania oczekiwań wobec pracowników:

• Nie chcę wyjść na szefa-tyrana. Wolę być lubiany niż skuteczny.
• Boję się, że jeśli będę zbyt wymagający, pracownicy odejdą do konkurencji.
• Mam wrażenie, że moje oczekiwania są oczywiste. Czy naprawdę muszę je wyrażać wprost?
• Jesteśmy małą firmą, nie musimy formalizować wyrażania wzajemnych oczekiwań.
• Obawiam się, że jasne wyrażenie oczekiwań zepsuje przyjacielską atmosferę w firmie.
• Boję się, że jeśli wyrażę swoje oczekiwania, a pracownik ich nie spełni, będę musiał go zwolnić.
• Obawiam się, że jeśli zacznę jasno komunikować oczekiwania, pracownicy zaczną się domagać podwyżek.
• Czuję, że wyrażanie oczekiwań to dodatkowy stres dla pracowników. Czy naprawdę muszę to robić?

Utożsamiasz się z którymś z tych przekonań?

Jeśli odpowiedź jest twierdząca, koniecznie sprawdź czy Twoje oczekiwania są realne oraz jak je wyrażać.

Odpowiedzi znajdziesz w tym poradniku.

Czy masz realne oczekiwania wobec swoich pracowników?

Jak sprawdzić czy Twoje oczekiwania są realne?

Realne oczekiwania, to takie, które są dopasowane do:

• poziomu dojrzałości zawodowej pracownika. Więcej o dojrzałości zawodowej znajdziesz w kolejnej części artykułu.
• poziomu dojrzałości procesowej Twojej firmy. Czy Twoja firma jest na etapie funkcjonalnego zamętu, szukania procesowej powtarzalności czy może skutecznie działającego systemu procesów? Poziom oczekiwań wobec pracownika, powinien być dopasowany do kontekstu Twojej firmy.

Jak wyrażać oczekiwania wobec pracowników?

Określenie celów to jedna z metod wyrażania oczekiwań, zarówno merytorycznych (ilościowych) oraz związanych z zachowaniem, postawą (jakościowych). Równie ważne co definiowanie celów jest monitorowanie oraz wspieranie w ich realizacji.

Wykorzystaj spotkania 1:1 na weryfikację poziomu zrozumienia oczekiwań. Będzie to także okazja do podzielenia się konstruktywnym feedbackiem i określenia pierwszego kroku w realizacji oczekiwań.

Czym jest poziom dojrzałości pracownika?

Poziom dojrzałości pracownika określa w jakim stopniu dana osoba jest pewna siebie oraz zmotywowana do wykonania przydzielonych zadań.

Jak określić poziom dojrzałości pracownika?

Przy określaniu poziomu dojrzałości pracownika bierzemy pod uwagę 2 kryteria:

1. kompetencje, na które składają się wiedza,umiejętności i doświadczenie,
2. motywację, czyli chęć do pracy, zaangażowanie.

Wyróżniamy 4 poziomy dojrzałości pracownika.

Poziom R1 – pracownik jest zmotywowany do wykonania zadania, ale ma niewystarczające kompetencje lub brak pewności siebie, aby ukończyć zadanie . Potrzebuje od Ciebie, bardziej niż motywacji, instrukcji i zadaniowego stylu zarządzania.

Poziom R2 – pracownik, wie, czego nie wie. Ten stan zaczyna go przytłaczać i demotywować. Trudno mu ukończyć zadanie, gdyż ma niskie kompetencje i brak motywacji.

Poziom R3 – pracownik posiada kompetencje do wykonania zadania, ale ma obniżoną motywację. Zadania zaczynają go nudzić. Potrzebuje od Ciebie motywacji i docenienia bardziej niż wsparcia przy realizacji zadania.

Poziom R4 – pracownik ma kompetencje do wykonania zadania, chce je wykonać i wziąć za nie odpowiedzialność. Ten poziom spotykany jest często u pracowników, np. po awansie.

Po co określać poziom dojrzałości pracownika?

Znając poziom dojrzałości swoich pracowników, możesz skutecznie dopasować do nich:

1. styl zarządzania,
2. rodzaj celów i sposób ich komunikowania,
3. sposób delegowania zadań.

Przykłady:

Pracownik będący na poziomie R1 (wysoka motywacja/niskie kompetencje):

• będzie potrzebował zadaniowego stylu zarządzania, instrukcji wykonania zadań, a nie motywacji,
• będziesz musiał_ wyznaczać mu cele rozwojowe, tak, aby najskuteczniej podnosić jego kompetencje.

Pracownik będący na poziomie R3 (niska motywacja/wysokie kompetencje):

• będzie potrzebował przede wszystkim większego skupienia na Waszej relacji niż zadaniach, możliwości testowania nowych rozwiązań i zwiększania odpowiedzialności,
• pozwól pracownikowi samodzielnie decydować o kierunku swojego rozwoju, oczekuj, żeby pracownik zaproponował i zaprezentował Ci swoje cele rozwojowe.

Korzyści i straty niewyrażonych przez pracodawcę oczekiwań

Jeśli skutecznie nie wyrazisz swoich oczekiwań, to na pewno:

1. krótkoterminowo zaoszczędzisz swój czas,
2. rozwiniesz samodzielność pracownika,
3. pracownik, działając swobodnie, będzie miał okazję odkryć swoje ukryte talenty.

Jest też ciemna strona decyzji o braku jasnego wyrażania oczekiwań:

1. Spadek efektywności pracy – pracownik może nie wiedzieć, na czym powinien się skupić, co doprowadzi do marnowania czasu na mniej istotne zadania.
2. Wzrost frustracji obu stron – Ty będziesz niezadowolony z wyników, a pracownik nie będzie rozumiał, dlaczego jego praca jest krytykowana.
3. Nieporozumienia i konflikty – brak jasno określonych oczekiwań może prowadzić do różnic w interpretacji obowiązków i standardów pracy.
4. Demotywacja pracownika – nie wiedząc, czego się od niego oczekuje, pracownik może stracić motywację i zaangażowanie.
5. Zwiększona rotacja pracowników – niezadowoleni i sfrustrowani pracownicy będą szukać pracy gdzie indziej.
6. Obniżenie jakości pracy – bez jasno określonych standardów, jakość wykonywanych zadań może się pogorszyć.
7. Utrata czasu i zasobów – stracisz czas na poprawianie pracy, która od początku nie spełniała niewyartykułowanych oczekiwań.
8. Brak rozwoju pracownika – bez jasno określonych celów i oczekiwań, pracownik może nie wiedzieć, w jakim kierunku powinien się rozwijać.
9. Problemy z oceną pracownika – trudno ocenić pracę i przyznać ewentualne nagrody, gdy oczekiwania nie zostały jasno określone.
10. Ogólny spadek wydajności firmy – suma wszystkich powyższych problemów może prowadzić do obniżenia ogólnej wydajności i konkurencyjności Twojej firmy.

Ty decydujesz! 🙂

Podsumowanie

1. Realne oczekiwania to takie, które są dostosowane do poziomu dojrzałości pracownika i firmy.
2. Istnieją 4 poziomy dojrzałości pracownika (R1-R4), zależne od kompetencji i motywacji.
3. Cele i spotkania 1:1 to skuteczne narzędzia komunikacji oczekiwań.
4. Jasne wyrażanie oczekiwań zapobiega konfliktom i spadkowi efektywności.
5. Niewyrażone oczekiwania mogą prowadzić do frustracji i rotacji pracowników.

Nie czekaj! Wypisz swoje oczekiwania wobec każdego pracownika. Następnie oceń ich poziom dojrzałości. Czy Twoje oczekiwania są dopasowane? Jeśli nie, zaplanuj, jak je dostosować i zakomunikować.

Pamiętaj, małe kroki prowadzą do wielkich zmian w Twojej firmie.