Spotkania 1:1 – czym są i jak wpływają na skuteczność Twojego biznesu?

Skuteczność spotkań 1:1 – case study

Współpraca z klientami, zarządzanie zespołem, utrzymanie płynności pracy – to wszystko przypomina żonglowanie kilkoma piłeczkami. Każda piłeczka to inny aspekt działalności firmy, który trzeba utrzymać w powietrzu. Upadek jednej oznacza zaburzenie równowagi i może doprowadzić do upadku pozostałych. Historia jednego z naszych klientów, prowadzącego firmę eventową w modelu B2B, to potwierdza.

Właściciel firmy, stojąc pomiędzy potrzebami swojego zespołu a oczekiwaniami klienta, miał trudny orzech do zgryzienia. Jego zespół potrzebował realizacji zadań zgodnie z harmonogramem, jednak główny klient często wprowadzał nieplanowane zmiany i „wrzutki”, utrudniając pracę i wymagając na zespole ciągłe dostosowywanie się do nowych pomysłów. Sytuacja ta stawiała właściciela w trudnym położeniu, gdzie wybór jednej potrzeby mógł okazać się nieskuteczny lub ryzykowny biznesowo.

Efektem tego chaosu był stres oraz obniżona wydajność pracowników. Na spotkaniach projektowych zespół powierzchownie wyrażał swoje niezadowolenie, a właściciel czuł się bezradny, nie widząc rozwiązania. Sytuacja trwała, a jej negatywne skutki narastały. Wzrosły koszty operacyjne spowodowane rotacją w zespole i liczniejszymi rekrutacjami, pojawiło się więcej zwolnień chorobowych, co wskazywało na obniżony dobrostan pracowników.

Punktem zwrotnym dla właściciela okazało się niezadowolenie głównego klienta firmy eventowej z poziomu obsługi. Z jednej strony miał sfrustrowany, wyczerpany zespół, a z drugiej strony klienta, któremu poświęcano wiele uwagi, a który nie był usatysfakcjonowany. Jego oczekiwania nie były spełniane, co stanowiło poważne zagrożenie dla relacji biznesowych.

Właściciel firmy zdecydował się wprowadzić spotkania indywidualne. Dzięki temu zaczął lepiej rozumieć rzeczywiste potrzeby swojego zespołu. Okazało się, że brakujące informacje od klienta oraz chaotyczna komunikacja przyczyniały się do frustracji i utrudniały wykonywanie zadań. Zespół musiał dopytywać o szczegóły, co opóźniało realizację projektów, a różne kanały komunikacji utrudniały śledzenie postępów i koordynację pracy.

Kluczem do zmiany okazało się odbudowanie zaufania. Poprzez regularne spotkania indywidualne, a później grupowe, udało się zidentyfikować źródła problemu i wypracować rozwiązania. Zespół skupił się na ustanowieniu standardów komunikacji i pracy z klientem. Wprowadzono technologiczne narzędzia wspierające proces zlecania zadań i śledzenia postępów.

Poprzez otwartą komunikację i wspólne ustalenia udało się wypracować nowe warunki współpracy z klientem.Tak rozpoczął się proces zdrowienia tego zespołu, jak i całej organizacji.

Czym są spotkania 1:1?

Spotkania 1:1 to indywidualne spotkania przełożonego/przełożonej z bezpośrednio podległym pracownikiem. Podczas spotkania pracownik może przedyskutować ze swoim przełożonym dowolny, wybrany przez siebie temat. Spotkanie jest przede wszystkim czasem, w który manager daje, inwestuje w swojego pracownika. Podczas takiego spotkania kluczowe będą tematy, z którymi przychodzi pracownik, dlatego ważne jest, aby dać mu do tego przestrzeń.

9 złotych zasad prowadzenia spotkań 1:1

1. Stosuj zasadę 80-20

Zasada, która mówi, że w czasie spotkania lider/manager ma do wykorzystania 20% czasu, a pozostałe 80% czasu jest przeznaczone dla pracownika. To pracownik powinien zdecydować, jakie tematy będą omawiane. Jest to odwrócenie znanego wzorca, w którym to właśnie przełożony mówi, a pracownik, będący niejako w roli ucznia, słucha.

2. Odpowiednio zdefiniuj częstotliwość i regularność

Częstotliwość i regularność spotkań powinna dawać pracownikowi poczucie bezpieczeństwa, które zakłada, że w stosunkowo krótkim czasie (tydzień czy dwa) przełożony będzie dla niego dostępny. Z drugiej strony spotkania nie powinny być zbyt częste, aby pracownik nie miał poczucia bycia nieustannie kontrolowanym, czyli mikromanagementu.

Wielu managerów ustala spotkania na 45 minut co dwa tygodnie. Jeśli zaczynasz wprowadzać tego typu spotkania i nie wiesz, co one przyniosą ani jak ten format wejdzie do organizacji, zacznij od spotkania raz w miesiącu.

3. Unikaj statusowania taktycznego i projektowego

Spotkanie 1:1 to nie czas na odpytywanie. Nie jest to przestrzeń na status projektowy, chyba że pracownik będzie miał taką potrzebę. Jeśli zauważysz, że pracownik przez kwartał rozmawia tylko i wyłącznie o tematach projektowych, stricte merytorycznych, to warto to zauważyć i przypomnieć o swojej gotowości do rozmowy o relacjach w zespole, celach długoterminowych, jego rozwoju, a także na temat tego, co nie wyszło, jakie poniósł porażki, z których możecie wyciągnąć wnioski, czy z czym ma problemy.

4. Zadbaj o przestrzeń

Obecnie żyjemy w świecie, w którym spotkania 1:1 mogą odbywać się wirtualnie.W przypadku takiej formy warto uprzedzić pracownika, aby podczas rozmowy znajdował się w przestrzeni, gdzie może być sam i swobodnie rozmawiać, ponieważ tematy, które będą się pojawiać, mogą wiązać się z jego samopoczuciem, emocjami, związanymi z wykonywaną pracą i zadaniami.

W przypadku spotkań w trybie stacjonarnym należy zapewnić odpowiednią, zamkniętą przestrzeń. Open space zupełnie się do tego nie nadaje. Możesz dopytać pracownika, jaką przestrzeń woli. Są osoby, które potrzebują ruchu, żeby dobrze myśleć i utrzymać dłużej uwagę, wtedy wyjście na spacer może być dla nich dobrym rozwiązaniem.

5. Unikaj odwoływania spotkań

Każdemu zdarza się to odwołać spotkanie, jednak jeżeli jako przełożony często przekładasz spotkanie to jest to sygnał dla pracownika, że mają one dla ciebie niższy priorytet. A to podprogowo świadczy o tym, że sam pracownik nie jest na tyle ważny, żeby potraktować go jak klienta zewnętrznego.

6. Zadawaj pytania otwarte i włącz ciekawość wobec pracownika

Ta zasada wymaga wiele uważności i czasu, aby ją realnie włączyć w swoje spotkania. Można ją nazwać zasadą zadawania otwartych pytań. Wymaga włączenia prawdziwej ciekawości wobec drugiej osoby. Rozmawiając z pracownikiem, staraj się zadawać mu pytania otwarte, dzięki którym uruchomisz u niego refleksję i zwiększysz zaangażowanie.

Ciekawość w połączeniu z otwartymi pytaniami pozwoli na poznanie pracownika, jego stylu myślenia i motywacji do działania. Przykładowo zamiast pytać: czy wszystko w porządku? zadaj pytanie: Co działo się od czasu naszego ostatniego spotkania? To drugie pytanie daje pracownikowi możliwość wyboru tego, o czym chce powiedzieć, co było dla niego realnie najważniejsze.

7. Dobrze rozpocznij spotkanie

Rozpoczęcie wpływa na to, w którym kierunku potoczy się rozmowa i na ile głęboka będzie. Warto zadbać o to, aby od początku pracownik poczuł się swobodnie. Zadanie to spoczywa na managerze jako gospodarzu spotkania. Można rozpocząć small talkiem, ale takim, który będzie wartościowy.

Możesz na przykład zapytać: Jak oceniasz ostatnie dwa tygodnie w skali od 1 do 10, gdzie 1 oznacza kiepsko/źle, a 10 fantastycznie? Skorzystaj z potencjału tej odpowiedzi. Jeśli pracownik odpowie, że ocenia miniony czas na poziomie 6, zadaj pytanie pogłębiające, żeby dowiedzieć się, co się kryje za tą oceną. Co musiałoby się wydarzyć, aby ta ocena podniosła się o dwa punkty? Być może dowiesz się, że potrzebowałby wsparcia dodatkowej osoby lub większej dostępności któregoś członka zespołu. W drugą stronę, jeśli odpowiedź będzie pozytywna, dopytaj, co wpłynęło na tak wysoką ocenę. Dzięki tej ciekawości będziesz w stanie dowiedzieć się o pracowniku bardzo wielu rzeczy.

Small talk jest pierwszym z elementów rozpoczynania spotkania, ale drugim, równie ważnym, jest ustalenie agendy spotkania. Ustalenie, co pracownik chciałby na tym spotkaniu osiągnąć. Można zadać pytania typu: Powiedz mi, jak chciałbyś wykorzystać najbliższe 45 minut ze mną? Na czym tobie najbardziej zależy? Z jakimi informacjami chciałbyś dzisiaj wyjść z tego spotkania? Ta agenda będzie dla Was punktem odniesienia. Spotkania 1:1 nie mają sztywnej struktury i pracownik może odbiegać od tematów, które założył w agendzie. Warto to jednak zauważyć, dać znać, że jest się otwartym na zmianę tematu, ale rozmowa odbiega od celu, który pracownik sam dla siebie ustalił na to spotkanie.

8. Skutecznie zamknij spotkanie

Jako obserwatorka spotkań często widzę unikanie zamykania spotkań albo przekonanie, że ta część jest niepotrzebna lub jej  nie ma. Tymczasem istotne jest, aby – kontrolując czas – zadbać o podsumowanie i efektywne zakończenie spotkania. Wystarczy na to ostatnich 7-8 minut.

Możesz zachęcić do podsumowania, mówiąc: Zostało nam kilka minut do zakończenia spotkania. Powiedz, proszę, co bierzesz ze sobą z tej rozmowy, co było dla Ciebie cenne? Lub: Zaproszę Cię teraz do krótkiego podsumowania dzisiejszego spotkania. Proszę, powiedz, jakie zadania wynikają z naszej rozmowy i co było w niej dla Ciebie najważniejsze?

Dzięki pytaniom kończącym spotkanie uruchamiasz w pracowniku refleksję. Będzie to moment zatrzymania, aby myślami przebiegł po tematach, które zostały omówione, może wyciągnął wnioski. Dla Ciebie będzie to spojrzenie na spotkanie z perspektywy pracownika, co dla niego było najważniejsze.

9. Mierz efektywność prowadzonych spotkań 1:1

Spotkania kosztują. Dobrze poprowadzone są inwestycją, natomiast te nieefektywne, do których ani Ty, ani pracownik nie jesteście przygotowani, są po prostu stratą czasu, a tym samym pieniędzy.

Zarówno w małych, jak i średnich firmach wykonywane są badania satysfakcji pracowników. Jest to pozytywny trend, jednak z moich obserwacji wynika, że w ankietach weryfikujących satysfakcję często brakuje pytań, które pokazywałyby efektywność spotkań. W efekcie Ty jako właściciel nie masz od pracowników feedbacku co do kompetencji liderskich osób zarządzających zespołami. Co więcej, same te osoby też go nie mają. Gdyby okazało się, że spotkania nie były pozytywnie oceniane w jakichś konkretnych obszarach, to wiedzielibyście, nad czym powinniście popracować. Nad kompetencją zadawania pytań i ich pogłębiania? Czy nad kompetencją słuchania, bo któryś z prowadzących notorycznie wchodzi w słowo? A może nad kwestiami organizacyjnymi, bo spotkania są regularnie przykładane i odwoływane? Dzięki badaniu efektywności spotkań 1:1 unikamy sytuacji, w której stają się one tylko pustym rytuałem, stratą czasu i pieniędzy.

Spotkania 1:1 to przestrzeń na wzajemne kalibrowanie oczekiwań w relacji przełożony–pracownik. Występuje korelacja pomiędzy efektywnymi spotkaniami jeden na jeden a poziomem satysfakcji i zaangażowania pracownika. W corocznym badaniu zaangażowania pracowników, prowadzonym przez Instytut Gallupa, pierwsze pytanie dotyczy właśnie zrozumienia oczekiwań, jakie są stawiane przed pracownikiem. Oczekiwań, które są wyrażone w ilościowych i jakościowych celach kwartalnych, ale też tych codziennych, związanych z postawą czy z zachowaniem.

Dzięki mierzeniu efektywności spotkań możesz badać, jak w Twojej firmie spotkania 1:1 wiążą się ze wskaźnikami zaangażowania pracowników, wskaźnikiem retencji, czyli czasem utrzymania pracownika w firmie, oraz efektywną komunikacją.

Skuteczność spotkań 1:1 i ich wpływ na efektywność biznesową firmy

1. Budowanie zaufania

Zaufanie przekłada się na większe zaangażowanie, a większe zaangażowanie to większa efektywność biznesu. Spotkanie 1:1 to jedno z nielicznych narzędzi, dzięki któremu możesz poznawać indywidualne potrzeby członków zespołu oraz budować wzajemne zaufanie. Zaufanie jest fundamentem satysfakcjonującej dla obu stron relacji.

2. Tworzenie systemowej przestrzeni na docenianie i feedback

Prowadząc efektywne spotkania 1:1, systemowo tworzysz przestrzeń na docenianie i feedback, które przekładają się na wzrost zaangażowania i satysfakcji. Zaangażowanie i satysfakcja bezpośrednio wiążą się ze wzrostem twojej efektywności biznesowej. Spotkania 1:1 to jest czas dawania pracownikowi znaków rozpoznania, czyli zauważenia. Jest to termin pochodzący z analizy transakcyjnej, czyli koncepcji, która pozwala rozumieć zachowania ludzi oraz relacje międzyludzkie.

Przykładem znaku rozpoznania może być sytuacja, gdy team leader mówi do pracownika na spotkaniu: Bardzo się cieszę, że jesteś w naszym zespole. Wnosisz do niego wiele pozytywnej energii. Wpływa to na naszą chęć działania i kreatywność. Te stwierdzenia są bezwarunkowym znakiem rozpoznania, czyli pracownik swoim stylem bycia, zachowaniem pozytywnie wpływa na to, w jaki sposób przełożony go postrzega.

Jeśli przełożony powiedziałby: To, jak opracowałaś raport, przerosło moje oczekiwania mielibyśmy do czynienia z warunkowym znakiem rozpoznania. Pracownik zrobił coś dobrze, dlatego dajemy mu wyraz zauważenia.

Spotkania 1:1 budują nawyk dawania i proszenia o feedback.

3. Zatrzymanie talentów w firmie, co przekłada się na skuteczność biznesową

Spotykam się często z błędnymi założeniami właścicieli firm czy kadry menedżerskiej, które brzmią: Pracownicy nie chcą już kolejnych spotkań, wcale nie potrzebują spotkań jeden na jeden. Ci z długim stażem pracy zupełnie nie potrzebują spotkań.

Kiedy weryfikujemy to w wywiadach z pracownikami, z seniorami, z osobami z długim stażem pracy, okazuje się, że jest wręcz przeciwnie. W jednym z badań, które zostało opisane w książce Glad We Met. The Art and Science of One-on-One Meetings, poproszono pracowników o wybór: zmniejszyć czy zwiększyć liczbę spotkań jeden na jeden z twoim przełożonym? Badanie wykazało, że pracownicy, których spotkania 1:1 wnosiły wartość, bez względu na to, jak byli zajęci, jaki mieli staż pracy i jak długo byli w organizacji, decydowali, że chcą zwiększenia liczby spotkań.

4. Zmniejszenie ryzyka rotacji

Mniejsza rotacja to większa skuteczność biznesowa. Prowadząc skutecznie spotkania 1:1, trzymasz rękę na pulsie.

Masz okazję zweryfikować nastawienie czy poziom satysfakcji pracownika. Dzięki temu możesz zapobiegać odejściom z pracy i zarządzać ryzykiem. Oczywiście nie zawsze się to uda, natomiast zwiększy Twoją skuteczność. Zdołasz zauważyć pewne niepokojące symptomy i będziesz mieć czas na próbę rozwiązania problemu.

Błędne przekonania o spotkaniach 1:1

Które błędne przekonania o spotkaniach 1:1 pojawiają się najczęściej, zwłaszcza w małych firmach oraz firmach rodzinnych, z klanową kulturą organizacji?
 

1. Pracownicy z długim stażem nie potrzebują spotkań 1:1

Właściciele często uważają, że w trakcie onboardingu spotkania są potrzebne, ale później nie widzą już ich sensu. Tak naprawdę im dłużej pracownik jest w organizacji, tym bardziej będzie potrzebował tych spotkań. Nie po to, żeby go instruowano czy opowiadano o tym, co ma wykonywać w ramach swojej codziennej pracy, ale w czasie tych spotkań będziecie realizować inne cele.

2. Nie będziemy mieli o czym rozmawiać

Obawa przed brakiem tematów do rozmowy i krępującą ciszą. Jeśli się zdarzy, że faktycznie tematów nie będzie, spotkanie skończy się wcześniej i to będzie w porządku. Natomiast spotkania tego typu to również czas na zatrzymanie się, na podsumowanie swojej pracy, na wyrażenie docenienia, danie feedbacku.

Jeśli pracownik ma wdrożony plan naprawczy, bo w jakichś obszarach nie pracuje tak, jakbyśmy tego oczekiwali, to będzie to okazja, aby zobaczyć, co się dzieje, gdzie ten pracownik jest w realizacji planu, czy potrzebuje jakiejś pomocy.

Jeśli ogłosiliśmy na spotkaniu zespołowym cele dla zespołu na dany kwartał, to wróćmy do tego na spotkaniu jeden na jeden, zapytajmy pracownika, jak to zrozumiał, jak ten cel będzie przekładał się w jego codziennej pracy.

Gwarantuję, że tematy się pojawią.
 

3. Skoro siedzimy w jednym pokoju i codziennie rozmawiamy, to po co spotkać się 1:1

Nawet jeśli pracujesz ze swoim pracownikiem w jednym pomieszczeniu, to pewne tematy nie powinny być wypowiadane na głos w obecności innych osób, chociażby korygujący feedback.

Mam nadzieję, że wyjaśniłam Ci, czym jest format spotkań 1:1 oraz przekonałam, że dobre praktyki w prowadzeniu tych spotkań będą wpływać na Twoją efektywność biznesową. Serdecznie zapraszam Cię do praktykowania, próbowania i spotykania się ze swoimi pracownikami.