Na czym polega rola HR i kiedy zatrudnić HR w MŚP?

Na czym polega rola HR oraz kiedy zatrudnić HR w MŚP?

Po wysłuchaniu tego odcinka będziesz wiedział, na czym polega rola HR oraz jakie sygnały mogą świadczyć o tym, że powinieneś zastanowić się, czy to nie jest już właśnie ten moment na jego zatrudnienie. 

Przekonania na temat roli HR

Dla wielu stanowisko HR silnie konotowane jest z pracą działów administracyjnych – z zarządzaniem eventami i firmowymi wydarzeniami, lub rekrutacją, albo kadrami i płacami. 

Na taki obraz HR-u ma wpływ m.in. popkultura. W popkulturze HR jest obrazowany, jako biurokrata, który zajmuje się formalnościami, który prowadzi szkolenia związane z chociażby bezpieczeństwem pracy. Ta rola często bywa marginalizowana, nierozumiana przez innych. Tutaj przykładem takiej roli jest postać Tobiego z serialu The Office. 

Przeciwieństwem jest obraz HR-u jako strategicznego doradcy. I taki obraz kształtuje nam postać Megi w serialu Billions, w którym to HR właśnie jest strategicznym doradcą, wykorzystuje w swojej pracy zarówno formy coachingu, jak i wsparcia. 

W takim razie jaka jest prawda? Na czym polega rola HR-u?  

Rola HR w korporacji a w MŚP

Sylwetka HR-owca, którą Wam przedstawiam, odnosi się przede wszystkim do moich doświadczeń w pracy z małymi i średnimi firmami.

Ta rola inaczej będzie wyglądała, będzie ona bardziej wyspecjalizowana w dużych firmach czy w korporacjach. Nie zależy mi również na wchodzeniu czy pokazywaniu klasycznych modeli, które obrazują samą rolę, jeśli natomiast tego szukacie, to zapraszam Was do materiałów prof. Davida Ulricha (https://daveulrich.com/). 

Będę odwoływała się do takiego rozumienia HR-u, który jest wykorzystywany w małych i średnich firmach, gdzie ta rola jest znacznie bardziej pojemna, płynna. Granice jej odpowiedzialności również bywają często nieostre. 

HR jako nawigator Twojego biznesu

Wyobraź sobie statek płynący przez zmienny, często burzliwy, nieprzewidywalny ocean.

Twoja firma to właśnie ten statek, natomiast ty, jako właściciel, jesteś kapitanem tego statku. HR, korzystając z tej żeglarskiej metafory, jest Nawigatorem. Ten nawigator pomaga Tobie realizować wyznaczony kurs, czyli Twoją strategię biznesową.  Monitoruje on wszelkie warunki pogodowe, czyli na przykład to, jak wygląda rynek pracy, albo jakich kompetencji w zespole będziecie niebawem potrzebowali.

Pomaga również uniknąć sztormów, na przykład związanych z konfliktami personalnymi. Pomaga omijać trudne wody i wykorzystuje korzystne wiatry, dba o dobrostan pracowników, dba o ich zaangażowanie. Ty jako kapitan statku, jako właściciel firmy usługowej wiesz, że zaangażowanie Twoich pracowników będzie przekładało się bezpośrednio na wynik finansowy firmy. 

Twój nawigator dba również o to, aby każdy członek załogi był na stanowisku najlepiej wykorzystującym jego kompetencje. Czyli majtkom pokładowym, dla których to jest pierwszy rejs, przydziela starszych marynarzy do szkoleń.  Ten nawigator schodzi pod pokład i weryfikuje od strony procesów to, jak działacie jako załoga.

Weryfikuje strukturę tej załogi, pomaga definiować cele czy zadania dla poszczególnych osób w tej załodze. Ten nawigator będzie pracował zarówno z właścicielem firmy tj. kapitanem, jak i ze starszym oficerem, marynarzem, majtkiem pokładowym czy kucharzem. Czyli dzięki tej współpracy HR będzie harmonijnie budował poczucie zespołowości pomiędzy Wami. 

HR pełni funkcję w 4 filarach firmy

HR, jako nawigator statku, zwanego firmą, pełni funkcję w czterech filarach Twojej firmy.

Filarami tymi są: 

1. Cykl życia pracownika (employee life cycle).
2. Kultura organizacji.
3. Zarządzanie zmianą w organizacji. 
4. Rozumienie biznesu i otoczenia biznesowego.

Filar I – zarządzanie cyklem życia pracownika

Wszystko ma swój cykl. Coś się zaczyna, trwa i kończy.

I nie inaczej jest w przypadku pracy w firmie.  

W ramach cyklu życia pracownika wyróżniamy etap związany z: przyciąganiem, rozwijaniem oraz utrzymaniem. Każdy z tych etapów  powinien nieść wartość dodaną zarówno dla samego pracownika, jak i dla pracodawcy.  

Przyciąganie to etap związany z employer brandingiem, z pokazywaniem tego, jak jako firma funkcjonujecie. Tutaj HR jako nawigator tego Twojego statku,  będzie budował markę pracodawcy, zarówno wewnątrz firmy (dbanie o dobrostan zatrudnionych pracowników, odpowiadające na ich potrzeby benefity itd.) ale również będzie adresował działania na zewnątrz, do potencjalnych kandydatów (np.: prezentowanie firmy na na targach pracy, konferencjach, zarządzanie zakładką kariery na stronie internetowej, tworzenie treści na social media pokazujących codzienne życie w firmie).

Takie działania zapewnią biznesowi płynność związaną z drugim etapem w cyklu życia pracownika, a mianowicie z rekrutacją. Jeśli brand pracodawcy jest silny, rozpoznawalny, jest dobrze kojarzony, to możesz przyciągać najlepsze talenty z rynku. Jeśli w planach masz skalowanie biznesu poprzez zatrudnienie to jesteś w stanie szybko zarządzić rekrutacją.

Jak się zapewne domyślasz to właśnie specjalista HR będzie odpowiedzialny za to, żeby zbudować proces rekrutacyjny, a następnie go utrzymywać i realizować. 

Przykładowe zadania z podobszaru związanego z rekrutacją

• budowanie persony rekrutacyjnej, 
• opracowanie i opublikowanie ogłoszenia rekrutacyjnego bądź dotarcie do kandydatów pasywnych w ramach tzw. direct search, który najczęściej odbywa się przez LinkedIn,
• analiza i selekcja nadesłanych CV
• prowadzenie tzw. screen calli, czyli wstępnej rozmowy, po której może następować  wysłanie zadania rekrutacyjnego,
  
• zorganizowanie spotkania rekrutacyjnego kandydata z menedżerem zespołu, 
• zamknięcie rekrutacji, wysłanie feedbacku i podziękowań do wszystkich uczestników tej rekrutacji. 

Po rekrutacji przychodzi czas na onboarding. Przykładowe zadania, które może realizować  specjalista HR w ramach onboardingu: 

• pre-onboarding – specjalista HR będzie komunikował się z kandydatem, który został w ramach rekrutacji wybrany i zaproszony do współpracy z firmą, tak, aby pomóc mu w przygotowaniu się do wejścia w nowe środowisko zawodowe. Na tym etapie HR często współpracuje z działem administracji i koordynuje przygotowanie narzędzi i środowiska pracy dla nowo zatrudnionej osob,
• dbałość o komunikację wewnętrzną – informowanie reszty zespołu, że danego dnia do zespołu dołączy nowa osoba. To znacznie przyspiesza proces adaptacji nowo zatrudnionej osoby. 
• wspieranie menadżera w definiowaniu celów na okres próbny dla pracownika. Cele na okres próbny to nic innego jak spisany zestaw oczekiwań wobec nowego pracownika, które musi on spełnić, aby móc kontynuować współpracę z firmą po zakończonym okresie próbnym. 
  

Wyobraźmy sobie, że nowo zatrudniony pracownik pomyślnie przeszedł okres próbny, zrealizował cele postawione przed nim na ten okres próbny i postanowiliście dalej współpracować.

I tutaj rozpoczyna się etap, który nazywany jest utrzymaniem pracownika lub też talent managementem.  Do przykładowych zadań realizowanych na tym etapie należą: 

•  wspieranie menadżera w definiowaniu celów, 
• pomoc w realizacji potrzeb pracownika związanych z otrzymywaniem regularnego feedbacku, docenienia, 
• rozwój lub uzupełnienie kompetencji pracownika np. poprzez szkolenia, regularne spotkania 1:1 z przełożonym, mentoring. 
• weryfikacja pulsu i nastrojów zespołu oraz poziomu zaangażowania i satysfakcji z wykonywanej pracy. 

Przechodzimy do ostatniego etapu z cyklu życia pracownika, czyli do offboardingu, w ramach którego HR może prowadzić tzw. exit interview oraz implementować wnioski z nich płynące.

Filar II – budowanie kultury organizacji

Czym jest kultura organizacji?
Kulturę organizacji można porównać do powietrza – to coś niewidzialnego, trudno uchwytnego jednak to coś, czym organizacja “oddycha”. Najprościej rzecz ujmując, kultura organizacji to sposób w jaki organizacja działa. Więcej o kulturze organizacji poczytasz tutaj: https://valuesfirst.pl/czym-jest-kultura-organizacyjna/

Specjalista HR bierze odpowiedzialność za współtworzenie kultury organizacji – pomaga zdiagnozować kulturę oraz weryfikuje czy wspiera ona cele biznesowe. 

Filar III – zarządzanie zmianą

HR wspiera organizację w ciągle zmieniającej się rzeczywistości.
Bardzo często, HR-owiec w firmie będzie ambasadorem wprowadzanych zmian. Przykładowo wprowadzana jest nowa metodyka pracy, to właśnie HR będzie przygotowywał menedżerów czy zespoły do tego, żeby  wprowadzić tę zmianę, będzie pokazywał jakie są korzyści z wprowadzania tej zmiany, bądź też będzie zbierał od zespołów feedback pokazujący zarządowi z czym zespół się mierzy przechodząc przez zmianę.

Filar IV – rozumienie biznesu i otoczenia biznesowego

W małych i średnich firmach HR powinien być pomostem pomiędzy zarządami (=biznesem) a ludźmi.  

Specjalizacje HR

Jeśli chodzi o samą nazwę stanowiska czy roli, to odchodzi się od sformułowania human resources, bo jest ono bardzo uprzedmiotawiające, zastępuje się je partnerską nazwą np. People Partner. 

Przeglądając job boardy z ogłoszeniami, szybko wywnioskujemy, że na rynku mamy wiele HR-owych specjalizacji: 

1. HR Administrator
2. HR Generalist/HR Specialist 
3. Rekruter
4. EB Specialist (Employer Branding)
5. Compensation and Benefits Specialist
6. Learning & Development Specialist 
7. HRBP (HR Business Partner)

Dla właściciela MŚP nazwa stanowiska będzie wtórna, to co będzi istotne, to wyznaczenie celów i priorytetów, które ta rola miałaby zaopiekować. 

Founder/ka jako pierwszy HR-owiec w firmie

Na początku to właśnie founderzy rekrutują, dobierają zespół, rozwiązują wszelkiego rodzaju wyzwania związane z zespołem.

W takim razie po czym poznać, że to już jest ten dobry, właściwy moment na zatrudnienie osoby dedykowanej za obszar people and culture?

1. Pierwszym takim sygnałem będzie brak czasu.

Jeśli jako kluczowa osoba w firmie nie masz czasu na tematy, na zadania, które są niepilne, ale ważne,  Kiedy głównie swoją uwagę, swoją energię oddajesz na to, aby gasić pożary, a nie masz czasu na to, żeby zweryfikować realizację swojej strategii biznesowej, To znaczy, że jest to już pierwszy sygnał, który mógłby świadczyć o tym, że warto by było zastanowić się nad uruchomieniem rekrutacji na to stanowisko.

2. Decyzja o skalowaniu firmy przez zatrudnianie.

Kolejnym takim sygnałem może być sytuacja, w której świadomie podejmujesz decyzję, że Twój biznes będziesz rozwijał poprzez zatrudnianie. Jeśli tak będzie, to im prędzej zatrudnisz osobę odpowiedzialną za HR, tym tak naprawdę lepiej dla Ciebie i dla organizacji.

 

3. Brak procesów, struktur i standardów działań.

Jeśli cała wiedza o tym, w jaki sposób dostarczać klientom usługi, które świadczysz, jest w głowach Twoich pracowników, to jest to trzeci sygnał, który świadczy o tym, że jest to dobry czas na zatrudnienie osoby, która byłaby odpowiedzialna za obszar HR-owy, która dbałaby, aby pracownicy, liderzy opracowywali i aktualizowali wszelkiego rodzaju standardy, procedury, checklisty działania.