Cykl OKR – rodzaje spotkań

Informacje o tym, czym jest cykl OKR znajdziesz w innym moim artykule: KLIK, a teraz przyjrzyjmy się rodzajom spotkań w ramach cyklu:

1. Spotkania planujące – 1 x w tygodniu
2. Spotkania podsumowujące – 1 x w tygodniu
3. Weryfikacja – 1 x w miesiącu lub co 1,5 miesiąca
4. Retrospektywa – 1 x na kwartał

Spotkania planujące oraz podsumowujące:

Cotygodniowe spotkania planujące (weekly planning meetings) oraz spotkania podsumowujące (weekly check-ins) realizację zadań (activities) w ramach jednego tygodnia. Podczas tych spotkań kluczowe są:

• Plany i priorytety
• Progres
• Problemy i blokady
• Lekcje, które wyciągnęliśmy

Ważne, aby spotkania były angażujące i budowały poczucie zespołowości. Dbając o produktywność, warto, aby były one zaprojektowane w formule 20~30 minutowego stand-upu.

Rezultatem spotkań planujących są odpowiedzi na pytania:

1. Co jest priorytetem na nadchodzący tydzień?
2. Co zamierzam w tym tygodniu zrobić w ramach realizacji KR mojego zespołu?
3. Jakie widzę ryzyka (np.:związane z brakiem czasu, wąskimi gardłami i innymi blokerami), które mogą zagrozić realizacji zadania? Czy mogę im zapobiec, jeśli tak, to w jaki sposób?

Rezultatem spotkań podsumowujących są odpowiedzi na pytania:

1. Jaki jest aktualny poziom realizacji poszczególnych KRów?
2. Jak poziom realizacji KRów wpływa na ocenę realizacji Objectiva?

Spotkanie podsumowujące to czas, kiedy wyrażamy docenienie wobec zespołu za to, co udało mu się zrobić. Rozmawiamy o tym, czego nauczyliśmy się w tym tygodniu, ale też o tym jakie błędy popełniliśmy.

Spotkanie weryfikujące

Weryfikacja (Review meeting) – spotkanie, podczas którego patrzymy na wyniki i poziom realizacji OKRów na przestrzeni 3 lub 5 tygodni. Może odbywać się ona w cyklu co miesiąc lub co 1,5 miesiąca.

Rezultatem miesięcznej weryfikacji powinny być odpowiedzi na pytania:

1. Jaki jest poziom realizacji Objectiva oraz poziom pewności realizacji celu (Confidence level)?
   Confidence level odpowiada na pytanie, na ile zespół jest pewien, że zrealizuje swój KR, składa się on z:
   • Strefy zielonej (on track) – zespół jest przekonany, że zrealizuje KR.
   • Strefy pomarańczowej (off track) – zespół napotyka problemy/blokery, jednak nie powinny one zagrażać realizacji KR. Tutaj zespół zastanawia się, gdzie leży problem, co jest blokerem, jaki współczynnik nie jest realizowany, jak wspólnymi siłami rozwiązać problem.
   • Strefy czerwonej (at risk) – zespół napotyka problemy, które realnie zagrażają realizacji KR. Tutaj zespół zastanawia się nad zmianą taktyki, nad innym sposobem realizacji KR, nad zmianą aktywności, w taki sposób, aby miały one realne przełożenie na wynik.
2. Jakie sukcesy udało się osiągnąć w tym miesiącu – zarówno na poziomie zespołu jak i poszczególnych pracowników?
3. Jakie były blokery lub elementy utrudniające pracę?
4. Co w pracy nad OKRami przeszkadzało zespołowi, nie odpowiadało mu?
5. Jakie są nasze propozycje usprawnień na kolejny miesiąc?

Dzięki takiemu podsumowaniu i refleksji, możemy zaplanować na kolejny miesiąc skuteczniejszą strategię. Zespół z lotu ptaka przygląda się swoim działaniom, wyciąga wnioski i uczy się. To również czas zarówno na docenienie, świętowanie sukcesów jak i rozmowę o trudnościach.

Retrospektywa

Retrospektywa (Retrospective) – podczas kwartalnej retrospektywny przyglądamy się nie tylko finalnemu wynikowi realizacji OKRów, to czas przede wszystkim na weryfikację samego procesu. To wydarzenie, ma bardzo silny wpływ na transparentność podejmowanych działań oraz na budowanie współpracy pomiędzy działami.

Rezultatem kwartalnej retrospektywy są odpowiedzi na pytania:

1. Czy proces trackowania, weryfikacji i monitoringu był dla nas skuteczny? (tj. czy spotkania planujące, podsumowujące tydzień i miesiąc wnosiły wartości?).
2. Co było najczęściej pojawiającym się blokerem, problemem?
3. Jakie zmiany, optymalizacje wprowadzamy na bazie tego czego się nauczyliśmy?
4. Jakie nowe insighty zdobyliśmy?
5. Czy to, czym zajmowaliśmy się przez ostatni kwartał, realnie przyczyniło się do wzrostu firmy oraz do budowania innowacji?
6. Jakie są efekty monitoringu kluczowych KPI w firmie?
7. Czy rezultaty realizują strategię firmy?
8. Jakie są nasze priorytety na kolejny kwartał? Rezultatem retrospektywy powinien być wybrany nazwany kierunek działań na kolejny kwartał.

3 czynniki wpływające na skuteczność spotkań OKR:

1. Regularność: regularność spotkań jest bardzo ważna, dlatego warto zaplanować je w kalendarzach zespołu na cały kwartał, dzięki temu zespół będzie miał zarezerwowany czas, a spotkania nie będą pokrywały się z bieżącymi działaniami.
2. Czas: trzymanie się ustalonego time-box i pamiętanie o rezultacie spotkania – znacznie wpłynie na ich efektywność.
3. Atmosfera: pozytywna atmosfera, otwartość na dyskusje i interakcje pomiędzy zespołami, powinny sprawiać, że zespół z zaangażowaniem będzie w nich uczestniczył.