Jak prowadzić efektywne spotkania 1:1 z pracownikiem?

Dlaczego warto prowadzić spotkania 1:1?

Zacznijmy od dlaczego!

Dlaczego masz inwestować swój czas, czas pracownika w indywidualne spotkania z nim?

1️⃣ Budujesz zaufanie = zaangażowanie

Spotkania 1:1 to jedno z nielicznych narzędzi w Twoim liderskim plecaku, dzięki któremu możesz poznać indywidualne potrzeby członka swojego zespołu oraz zbudować wzajemne zaufanie. Zaufanie przekłada się na zaangażowanie i satysfakcjonującą dla obu stron relację.

2️⃣ Tworzysz przestrzeń na docenienie i feedback = zaangażowanie

To czas w którym, dajesz pracownikowi znaki rozpoznania – zarówno te bezwarunkowe (“cieszę się, że jesteś w naszym zespole!!”) jak i warunkowe (“to jak opracowałaś raport, przerosło moje oczekiwania”). Spotkania 1:1 budują nawyk dawania oraz proszenia o feedback.

3️⃣ Zatrzymujesz talenty w swojej firmie = skuteczność biznesowa

Spotykam się z błędnymi założeniami, kadry managerskiej/liderskiej – “nasi ludzie już nie chcą kolejnych spotkań w swoim kalendarzu” , “seniorzy wcale nie potrzebują spotkań 1:1 – wszystko wiedzą, nie chcą, aby im przeszkadzać”
W jednym z badań zapytano pracowników:

Gdybyś miał wybrać, to chciałbyś/chciałabyś zmniejszyć czy zwiększyć liczbę spotkań 1:1 z Twoim przełożonym?

Badanie wykazało, że pracownicy, których spotkania 1:1 wnosiły wartość, bez względu na to, jak dużo spotkań biznesowych mieli w swoim kalendarzu, decydowali, że chcą zwiększenia liczby 1:1!

Badanie Stevena Rogelberga, opisane w jego książce Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings, pokazało, że pracownicy z długi stażem pracy, którzy wysoko znajdują się w strukturze organizacyjnej mają bardzo dużą potrzebę spotkań 1:1, gdyż są świadomi, że mogą one odegrać kluczową rolę w ich sukcesie zawodowym.

4️⃣ Zmniejszasz ryzyko rotacji = skuteczność biznesowa

Prowadząc skuteczne 1:1 trzymasz rękę na pulsie. Masz okazję do zweryfikowania, jakie nastawienie i poziom satysfakcji ma Twój pracownik – dzięki czemu możesz zapobiegać i zarządzać ryzykiem odejść z pracy.

Czym są spotkania 1:1 i jakie tematy warto na ich omawiać?

Spotkanie one-on-one to indywidualne spotkanie przełożonego i jego bezpośredniego podwładnego, podczas którego pracownik może przedyskutować z Tobą dowolny wybrany przez niego temat.

Podczas spotkań one-on-one masz, jedną z nielicznych możliwości skupienia się na osobistych potrzebach członka Twojego zespołu.Jest to okazja do budowania relacji oraz wzajemnego zaufania.

Przykładowe obszary, tematy, które możecie poruszyć podczas spotkania:

• udzielenie lub poproszenie o bieżący feedback,
• wyrażenie docenienia i uznania,
• rozmowę o samopoczuciu pracownika i jego nastawieniu do wykonywanych zadań lub zmian, które zachodzą w firmie i dziale,
• rozmowę o indywidualnych talentach i mocnych stronach pracownika oraz tego czy ma on okazję wykorzystywać je w codziennej pracy,
• rozmowę o wyzwaniach/sukcesach pracownika – zarówno personalnych jak i projektowych.

❗Podczas spotkań one-on-one kluczowe będą tematy z którymi przychodzi do Ciebie pracownik – daj mu przestrzeń na nie.

Jak do spotkań 1:1 ma przygotować się lider?

Przed spotkaniem 1:1:

Wyślij do kalendarza pracownika zaproszenie na cykliczne spotkanie, w którym wyjaśnisz na czym to spotkanie polega, podasz przykładowe tematy/obszary z którymi pracowniki mógłby przyjść. Przykłady nie mają być zamkniętym katalogiem, mają jedynie pomóc w zrozumieniu na czym polega idea tego formatu spotkań.

W trakcie spotkania

Słuchaj aktywnie, włącz ciekawość i zadawaj otwarte pytania. Aby zadbać o ciągłość omawianych tematów lub zadań, które będą wynikały z 1:1 korzystaj z narzędzi i szablonów do prowadzenia spotkań 1:1. Znajdziesz je np. w Asanie, Monday, Jira.

Bądź obecny – wyłącz powiadomienia na Twoim telefonie i komórce, tak aby nic Cię nie rozpraszało. Niech Twój pracownik będzie miał Twoją uwagę “na wyłączność”.

Po spotkaniu

Zadbaj o to, abyś Ty jak i pracownik, mieli ( w otwartym pliku do wspólnej edycji) dostęp do notatki w której wypunktowane będą poruszane tematy. Zweryfikuj czy wszystkie zadania wynikające ze spotkania znalazły się na tablicy do zarządzania zadaniami.

Jak do spotkań 1:1 powinien przygotować się pracownik?

To pracownik jest ownerem tego spotkania. Powinien przemyśleć tematy, które chce poruszyć z Tobą jako jego przełożonym, tak, aby najlepiej wykorzystać ten czas.

Nie obawiaj się sytuacji w których pracownik nie będzie miał tematów. Gdy dojdzie do takiej sytuacji sporadycznie, to znaczy, że jesteś na bieżąco z potrzebami pracownika – wówczas przebijacie sobie wirtualną (lub fizyczną piątkę) i wracacie do pracy merytorycznej.

Twoja czujność powinna się włączyć w sytuacji w której, takie sytuacje zdarzają się często. Może to oznaczać, że pracownik nie ma poczucia bezpieczeństwa i nie chce z Tobą rozmawiać…lub po prostu nie umie. Nazywaj takie sytuacje:

To 3 spotkanie z rzędu na którym mówisz, że nie masz niczego do przegadania. Zastanawiam się z czego może to wynikać.
Jaki masz tutaj pomysł?

Prowadzenie spotkań 1:1 – złote zasady

1️⃣ Zasada 80:20

Jak team lider, unikaj mówienia przez większość czasu. To spotkanie, jest przede wszystkim czasem dla pracownika – pozwól mu zdecydować o omawianych tematach.

2️⃣ Odpowiednio zdefiniowana częstotliwość

Częśctotliwość powinna być dobrana w taki sposób, aby pracownik miał poczucie bezpieczeństwa, że w którykim przedziale czasowym (np. 1-2 tyg.) jesteś dla dostępny tylko dla niego, a z drugiej strony, aby liczba spotkań nie była nadmiarowa, aby pracownik nie miał poczucia kontroli czy micromanagementu.

Wielu liderom sprawdzają się 45 minutowe spotkania co dwa tygodnie.

3️⃣ Unikaj statusowania taktycznego i projektowego

Spotkanie 1:1 to nie status projektowy – dbaj o to ze swojej strony.

Jeśli zauważysz, że pracownik bardzo często skupia się na tematach taktycznych, projektowych – podziel się z nim tym spostrzeżeniem. Zaznacz, że masz gotowość na rozmowę o długoterminowych celach, o rozwoju pracownika.

4️⃣ Zadbaj o przestrzeń

Jeśli spotkanie 1:1 odbywa się wirtualnie, uprzedź pracownika o tym, ąby podczas rozmowy znajdował się w komfortowej, odizolowanej przestrzeni, gdzie będzie mógł swobodnie rozmawiać.
Jeśli spotykasz się z pracownikiem w trybue stacjonarnym, zadbaj o rezerwację miejsca do swobodnej rozmowy. Dopytaj pracownika, jakie są jego preferencje, czy woli spotykać się w biurze czy rozmawiać np. podczas wspólnego spaceru.

5️⃣ Unikaj odwoływania spotkań

Zadbaj o to, aby pracownik miał poczucie, że jest Twoim priorytetem! Unikaj odwoływania spotkań. Jeśli dojdzie do odwołania, to zapropoznuj od razu nowy termin.

6️⃣ Zadawaj otwarte pytania – włącz ciekawość

Rozmawiając z pracownikiem staraj się zadawać jak najwięcej pytań otwartych – dzięki nim uruchomisz u odbiorcy refleksję, oraz zwiększysz zaangażowanie.

Na tyle na ile jest to możliwe, włącz czujność na swoje zamknięcia poznawcze i przekonania. Ciekawość w połączeniu z otwartymi pytaniami pozwolą Tobie poznać pracownika, jego styl myślenia, motywację do działania.

7️⃣ Skutecznie rozpocznij spotkanie

Powitaj pracownika i zadaj wstępne pytanie, które przez wielu nazywane jest pozytywnym rozpoczęciem lub small talkiem.

Jeśli widzisz, że na pytanie: Jak się dzisiaj czujesz? Twój pracownik reaguje wycofaniem lub niepokojem, to może oznaczać, że warto dokonaj modyfikacji i zapytać bardziej konkretnie. Poniżej przykład:

Lider: W skali 1-10 powiedz mi jaki jest dzisiaj Twój poziom energii?
Pracownik: noo…to może 6?
Lider: czym jest ten wyniki? co się kryje za tą 6?
Pracownik: kiepsko śpałam, bo stresuję się deadlinem, który wisi nad nami w naszym projekcie.
Lider: zastanówmy się wspólnie, co mogę zrobić dla Ciebie, aby ten poziom podskoczył do 8?

Po small talku zdefiniuj agendę pracownika, tak abyś wiedział co chciałby na tym spotkaniu osiągnąć:

Lider: Powiedz mi, jak chciałbyś wykorzyste te najbliższe 40 minut ze mną? Na czym najbardziej dzisiaj Tobie zależy? Z jakimi informacjami chciałbyś dzisiaj wyjść z tego spotkania?

Podczas spotkania dbaj o to, abyście wspólnie realizowali zdefiniowaną “agendę” pracownika.

8️⃣ Skutecznie zamknij spotkanie

Na 7~8 minut przed zakończeniem spotkania zadbaj o podsumowanie i efektywne zakończenie.

Przykłady zakończeń spotkania one-on-one:

Zakończenie 1:
Lider: Udało się nam dzisiaj omówić Twoje wyzwania w relacji z klientem oraz pomysły na to, które zadania będziesz delegować, tak, aby minimalizować nadgodziny. Daj znać, na ile to dzisiejsze spotkanie zrealizowało Twoje cele i agendę o której mówiłaś na wstępie naszej rozmowy?

Zakończenie 2:
Lider: Zostało nam kilka minut do zakończenia spotkania. Proszę, powiedz, co bierzesz ze sobą z tej rozmowy, co było dla Ciebie najcenniejsze?

Zakończenie 3:
Lider: Zaproszę Cię teraz do krótkiego podsumowania tego dzisiejszego spotkania. Proszę powiedz jakie zadania wynikają z tej dzisiejszej rozmowy i co było dla Ciebie w niej najważniejsze?

Zakończenie to moment w którym pracownik, zachęcony Twoim pytaniem, mentalnie przebiuega po tematach omówionych na spotkaniu, podsumowuje zadania, które wynikają ze spotkania i wyciąga wnioski.

9️⃣ Mierz efektywność prowadzonych 1:1

Spotkania kosztują! Aby spotkania były inwestycją, a nie stratą muszą być prowadzone skutecznie!

Poprzez regularną, cykliczną ankietę pracowniczą lub wywiady, badaj jak w Twojej firmie spotkania one-on-one:

• wiążą się z wskaźnikami zaangażowania pracowników,
• wskaźnikami retencji pracowników,
• wpływają na efektywność komunikację.

Podsumowanie

Spotkania 1:1 realizują wiele celów liderskich oraz biznesowych. Jednak, aby tak faktycznie było, lider powinien nauczyć się efektywnego moderowania takich spotkań.

Steven Rogelberg, autor książki Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings podczas swoich badań, odkrył, że organizacje nie szkolą liderów, managerów z tego w jaki sposób prowadzić efektywne spotkania 1:1. W rezultacie prowadzi to sytuacji w której zarówno do liderów i pracowników tego typu spotkania, to strata czasu…i pieniędzy!

Czas to zmienić!