Key Results – jak je wyznaczać?

Czym są KRy?

Jeśli Objective jest tym, co chcemy osiągnąć, to KRy będą pokazywały nam czy zbliżamy się do realizacji tego celu. 

Kluczowy rezultat (KR Key Result) –  to miara sukcesu, pokazuje postęp pracy w kierunku Objectiva. KR odpowiada na pytanie: “po czym poznamy, że zbliżamy się do celu?”. KRy powinny być bardzo konkretne, ich realizacja powinna zostać określona w czasie, ważne jest, aby były jednocześnie ambitne i realne do wykonania. KRy działają zawsze w połączeniu z Objective.

Rodzaje KRów

KRy powinny koncentrować się wokół rezultatów naszych działań, a nie samych działaniach. Zespoły, które rozpoczynają pracę z OKRami, często budują KRy aktywnościowe tj. takie, które skupiają się przede wszystkim na aktywności, nie pokazują rezultatu – jest to zrozumiałe podejście, gdyż KRy aktywnościowe dużo łatwiej jest nam zdefiniować. Przy kolejnych iteracjach, starajmy się dążyć do definiowania KRów rezultatowych.

Mając KR aktywnościowy, po zadaniu pytania o outcome, łatwiej będzie nam nazwać rezultat działań. Spójrzmy na przykład:
KR: Publikacja 3 postów w ciągu tygodnia na firmowym kanale FB.
Jeśli zadamy sobie pytanie: 

• Jaki rezultat/outcome przyniesie nam wykonanie tej czynności? 
• Po co mamy zajmować się taką aktywnością, co ma ona nam dać?

łatwiej będzie nam KR aktywnościowy przekształcić na KR rezultatowy.

KR: Wzrost liczby followersów na firmowym kanale na FB z 973 osób na 2 000 – 2 500.

W tym przykładzie KRa, będziemy się skupiać na tworzeniu takiego contentu na FB, który będzie przyciągał użytkowników, zatem odchodzimy od koncentracji na zadaniu (“Publikacja 3 postów w ciągu tygodnia na firmowym kanale FB”) w kierunku koncentracji na  rezultacie (“Wzrost liczby followersów na firmowym kanale na FB z 973 osób na 2 000 – 2 500”). 

OKR a SMART – co je łączy, co je dzieli?

Na pierwszy rzut oka, może się wydawać, że KRy, to dokładnie to samo co cele SMART, lub KPI (o różnicy pomiędzy OKR a KPI pisałam tutaj: OKR a KPI co je łączy? na czym polega różnica pomiędzy nimi) takie porównanie ma swoje uzasadnienie, jednak haczyk polega na tym, że nie możemy postawić znaku równości pomiędzy OKR a celami SMART…bo diabeł tkwi w szczegółach. Przyjrzyjmy się im.

 
Łączy je fakt, iż zarówno SMART oraz OKR mają swoje źródła w procesie definiowania celów przez metodę Management by Objectives (MBO), której ojcem był Peter Drucker. 

Kolejną cechą wspólną jest to, iż OKRy spełniają wszystkie kryteria celów SMART, są konkretne, mierzalne, ambitne, ale realne, spójne ze strategią firmy i określone w czasie.

Różnica polega m.in. na tym, iż SMART wyznacza cel, natomiast OKRy definiują nie tylko cel, ale także drogę dojścia do niego. Kolejny element różnicujący to mierzalność – litera “M” w akronimie SMART jest różnie tłumaczona przez zespoły, jako: mierzalny (Measurable) znaczący (Meaningful) lub motywujący (Motivational), jeśli zespół zdecyduje się na dwie ostatnie interpretacje, cel nie będzie mierzalny. W OKR mierzalność stanowi fundament frameworka. I ostatni, ale bardzo znaczący element różnicujący – SMART wyznacza cel, kierunek działania, natomiast OKR oprócz wyznaczenia celu budują również system utrzymania i monitoringu. 

Ile KRów do Objectiva?

Tutaj odpowiem ulubioną metodą prawników: “to zależy”. Kiedy zespoły po raz pierwszy podchodzą do OKRów, często popełniają ten sam błąd polegający na przyjęciu zbyt dużej liczby KRów do realizacji.W rezultacie kończy się to niepowodzeniem w realizacji, demotywacją zespołu.

Spójrzmy jakie rekomendacje, co do liczny KRów, dają nam eksperci z tego obszaru:

• max. 5 KR – taką rekomendację znajdziemy na stronie What Matters, która jest komplementarna wobec książki J. Doerra (Measure What Matters).
• 3 KR – taką liczbę KRów rekomenduje Christina Wodtke, autorka książki Radical Focus: Achieving your Most important Goals using OKRs.
• 2~5 – taki przedział KRów rekomenduje Felipe Castro, uznany trener OKR, który zaimplementował framework w kilkudziesięciu organizacjach.

Z mojego punktu widzenia, dobierając liczbę KR, istotne jest, aby pamiętać o wielkości zespołu oraz kontekście (jakie jest obłożenie bieżącymi zadaniami w kwartale, na który planujemy realizację KRów, ile dni roboczych mamy do wykorzystania podczas tego kwartału, czy zespół rozumie framework czy pracuje z nim dopiero pierwszy raz etc.).

Jak zdefiniować KR?

Mamy zdefiniowany Objective (więcej możesz poczytać tutaj: Objective – co musisz o nim wiedzieć), teraz przyszedł czas na to, aby zastanowić się w jaki sposób ten Objective zrealizujemym czyli Twoim kolejnym krokiem będzie zdefiniowanie KR.
Przed opracowaniem KRów, przyjrzyj się Twoim strategicznym KPI. Jeśli któryś z Twoich KPI nie jest realizowany – wówczas, warto pomyśleć, o tym, aby w ramach OKR, “uzdrowić” o nie działający KPI (więcej o tym pisałam tutaj: OKR a KPI).

KRy budujemy w oparciu o metryki dostosowane do kontekstu naszego biznesu. Poniżej przykładowe metryki, w oparciu o które możesz zdefiniować swój KR:

1. Wzrost (np. Wzrost liczby zapisanych użytkowników aplikacji z 120 na 1000)
2. Redukcja (np. Czas obsługiwanej reklamacji z 5 dni roboczych na 3 dni robocze)
3. Zaangażowanie (np.Liczba XYZ komentarzy pod postem na Social Media)
4. Dochód (np. Dochód na poziomie XYZ złotych)
5. Performance (np. 
6. Jakość (np. NPS powyżej 90%)Mając zdefiniowany KR, jeszcze raz zweryfikuj:

1. Czy Twój KR jest ambitny, ale realny do osiągnięcia?
2. Czy Twój KR ma zdefiniowane miary?
3. Czy dobierając miary brałeś pod uwagę kontekst życiowy i biznesowy (czas, liczebność zespołu realizacyjnego etc.)
4. Czy Twój KR pokazuje rezultat?
5. Czy Twój KR przybliża Cię do osiągnięcia Objectiva?

Jeśli odpowiedzi na te pytania będą twierdzące, to oznacza, że dobrze zdefiniowaliśmy KR.

Jak wygląda przykładowy KR?

Case:Agencja marketingowa chce być jedną z najbardziej viralowych agencji w Polsce. Wybrała narzędzia dotarcia do odbiorców takie jak: YouTube, Instagram, własna strona www.

Objective: Jesteśmy najpopularniejszą  agencją w Polsce kojarzoną z viralem.

KR 1: Liczba subskrybentów na Youtube 100 tysięcy.

KR 2: Liczba followersów na Instagramie 40 tysięcy.

KR 3: Wzrost organicznego wyszukiwania naszej strony o 20%.

Case: Software House, który niedawno opublikował swoją aplikację w App Store, chce zbudować dobre relacje z klientami, usunąć wszelkie bugi w aplikacji, po iteracjach stworzyć aplikację, którą klienci kochają.

Objective: Chcemy aby nasi klienci kochali nas zespół wsparcia klienta (infolinia i  helpdesk)

KR 1: Zdobyć customer satisfaction na poziomie 97%.

KR 2 : Średni czas odpowiedzi na zgłoszenie – 1h.

KR 3 : Średni czas rozwiązania problemu – 12 h.

Jak realizować KR?

KRy będą realizowane w ramach tzw. activities, czyl poszczególnych zadań, które będą realizowane z tygodnia na tydzień przez zespół. Jeśli realizacja zadań, nie przybliża nas do Objectiva, musimy zmienić taktykę i jeszcze raz przemyśleć dobór aktywności.

Wyobraźmy sobie zespół, który ma zrealizować następujący KR w ciągu 3 miesięcy:

KR: Podpisanie 7 umów z nowymi klientami.

Przez pierwszy miesiąc zespół skupił się na wysyłaniu cold maili, nie przyniosło to żadnych rezultatów, dlatego zespół zmienia taktykę i w kolejnych zadaniach będzie skupiał się na wysyłaniu darmowych audytów klientom, którzy potencjalnie byliby zainteresowani współpracą. 

Jak monitorować poziom realizacji KRów?

Na spotkaniach podsumowujących tydzień, zespół informuje, co zrealizował i jak wpłynęło to na poziom realizacji KR. Pamiętajmy o tym, iż KRy mają być “ambitne, ale realne”,Christina Vodke proponuje, aby poziom tej realności weryfikować za pomocą tzw. Confidence Level (CL) na 3 stopniowej skali: 

• ON TRACK – zespół jest pewien, że zrealizuje KR.
• OFF TRACK – pojawiają się problemy, jednak nie powinny one zagrażać realizacji KR.
• AT RISK – pojawiają się problemy, które realnie, zagrażają realizacji KR.

CL to poziom, w którym określamy wiarę w to, czy dany KR zostanie zrealizowany. Dzięki regularnemu myśleniu o CL zespół uczy się zarządzać ryzykiem, ma możliwość zmiany taktyki związanej z realizacją danego KR.

Mam nadzieję, że ten artykuł rozjaśnił Tobie nieco temat KRów, jeśli masz pytania, lub chcesz przedyskutować swoje wątpliwości związane z OKR – napisz do mnie w komentarzu lub wyślij prywatną wiadomość hello@valuesfirst.pl Postaram się pomóc, jak tylko potrafię!