Implementacja OKR a zarządzanie zmianą

Pewien człowiek, któremu przypisuje się mnóstwo mądrych cytatów, (ponoć) powiedział, że: “Obłęd to powtarzanie w kółko tej samej czynności oczekując innych rezultatów”. Załóżmy, że chcesz się z obłędu wyzwolić. Nie realizujesz najważniejszych celów swojej firmy i postanawiasz dokonać zmiany. Zmiana ta, ma polegać na wprowadzeniu OKR-ów, zatem jak zrobić to dobrze i skutecznie?

Heath Chip, Heath Dan w swojej książce: “Pstryk. Jak zmieniać, aby zmienić”, tworzą bardzo sugestywną metaforę jeźdźca i słonia: “nasze emocje są słoniem, a rozum jest jeźdźcem. Jeździec siedzi na słoniu, trzyma wodze i wygląda na szefa. Kontrola sprawowana przez jeźdźca okazuje się jednak niepewna, gdyż w porównaniu ze słoniem jest on bardzo mały.

Gdy jeździec i sześciotonowy słoń nie zgadzają się co do kierunku jazdy, jeździec zawsze przegrywa. Słoń ma miażdżącą przewagę”

Słabość słonia jest oczywista, polega na lenistwie i kapryśności, słoń woli szybką nagrodę (dłuższe spanie) od długofalowej korzyści (wcześniejsza pobudka i czas na sport). Wysiłki na rzecz dokonania zmiany zawodzą właśnie z powodu braku zrozumienia słonia, gdyż zmiany, do których dążymy najczęściej wymagają krótkoterminowych poświęceń dla osiągnięcia długofalowych korzyści.

Zmiany dla wielu z nas bywają trudne, bez względu na to, czy to my sami zdecydowaliśmy się  wprowadzić zmianę czy zmiana pochodzi z zewnątrz. Zmiany uderzają w nasze rutynowe schematy działania i postępowania. Większość zmian, budzi w ludziach niepokoje, bo przecież “lepsze zło znane, niż nieznane”.Dlatego, szalenie istotne jest zadbanie o to, aby wprowadzanie zmian w firmie było odpowiednio zaprojektowane.

Czego się boimy?

Z perspektywy członka zespołu, przy wprowadzaniu OKR-ów najczęściej pojawiają się:

• obawy o burzenie rutyn – będę musiał/musiała robić coś inaczej niż zwykle
• obawy o zwiększenie liczby zadań do wykonania
• obawy o widoczność niezrealizowanych, niedowiezionych zadań
• obawy o współpracę z ludzi z którymi, do tej pory się nie pracowało
• obawy o bezproduktywne wykorzystywanie czasu na spotkania OKR-owe

Z perspektywy managementu, najczęściej pojawiające się obawy to:

• wątpliwości czy objective został właściwie ustalony
• wątpliwości związane z oddaniem decyzyjności samoorganizującym się zespołom
• wątpliwości czy organizacja jest w stanie utrzymać cykle OKR-owe, w taki sposób, aby nie zaburzały one codziennej pracy firmy

OKR-y zmieniają zachowania w zespole, ludzie działają w samoorganizujących się zespołach, demokratycznie podejmują decyzje, wzajemnie egzekwują realizację zadań, które zobowiązali się dowieźć.

Więcej o samych OKRach przeczytasz tutaj.

W której fazie jest Twój zespół?

Don Kelley i Daryl Conner wyróżnili etapy, przez które przechodzimy próbując wprowadzić zmiany w naszym życiu, w naszej organizacji, rutynach, sposobie działania. Wspomniani psychologowie wyróżnili 5 faz, przez które przechodzimy wprowadzając zmiany:

1.Faza pierwsza: nieświadomy optymizm

Jesteśmy pełni pozytywnych emocji – wprowadzimy OKR-y, polepszymy komunikację w firmie, będziemy działać skuteczniej etc. To faza typowej ekscytacji nowym tematem.

2.Faza druga: świadomy pesymizm

Wiemy już czym są OKR-y, wiemy w jaki sposób, po ich wprowadzeniu będziemy pracowali, wiemy z jakim wysiłkiem związany jest proces. Pojawiają się wątpliwości: “może to nie dla nas”, “to zbyt czasochłonne” etc.

3.Faza trzecia: dolina rozpaczy

Wprowadzenie OKR-ów spowodowało chaos, zespół ma wątpliwości czy działa prawidłowo, nie widać efektów, zaczynają pojawiać się myśli: “w zasadzie, wcześniejszy sposób działania był ok, wróćmy do niego”. To faza, w której najczęściej porzucamy zmianę i wracamy do poprzednich nawyków. Jeśli uda Wam się przebrnąć przez dolinę rozpaczy, to jest spora szansa na to, że osiągniecie sukces – tzn. zaczniecie budować nowy nawyk.

4.Faza czwarta: świadomy optymizm

Najgorsze już za Wami! To moment, w którym nowy sposób działania staje się już mniej uciążliwy, pojawiają się pierwsze efekty prac.

5.Faza piąta: sukces i spełnienie!

Udało się! Nawyk zamienił się w rutynę,nie ma chaosu, spotkania planujące i podsumowujące, odbywające się w ramach sprintu OKR-owego nie są już wysiłkiem, OKR-y zaczęły wpisywać się w DNA-a Waszej firmy.

O czym musi pamiętać lider wprowadzając OKR-y?

1. Nasz mózg zmianę, nową sytuację odczytuje jako zagrożenie, dlatego:
2. Zadbaj o to, aby każdy rozumiał dlaczego wprowadzacie zmianę.
3. Pokaż jasne punkty – wyraźnie określ, jaki problem chcesz rozwiązać wprowadzając OKR-y do organizacji.
4. Stwórz “pocztówkę ze stacji docelowej” – okreś miary sukcesu na poszczególnych etapach wdrażania OKR-ów.
5. Pomiędzy poszczególnymi etapami wdrożenia OKR-ów daj ludziom czas na “oswojenie” się ze zmianą.
6. Pozwól wyrażać obawy.
7. Przemawiaj do jeźdźca (racjonalna część) oraz do słonia (emocjonalna część).