OKRy – czym są?
“80% tych rzeczy nigdy nie zostałoby zrobione” – tak zarząd podsumował pierwszy kwartał pracy na OKR.
OKRy to metoda, która pozwala firmie i zespołom utrzymać skupienie na celu i wynieść ją na wyższy poziom działania.W tym artykule dowiesz się czym są OKRy oraz w jaki sposób mogą pomóc Twojej organizacji.
Nie mam karty pływackiej ani rowerowej, bo nie umiałam w realizację złożonych celów. Przy ostatniej przeprowadzce natknęłam się na zeszyty, w których jako 14-letnie dziewczę zapisywałam swoje tygodniowe cele do realizacji. Na każdej stronie znajdowała się tabelka z dniami tygodnia i rozpisanymi zadaniami do wykonania. Zadania były konkretami – lekcje, które należy odrobić, prace domowe do wykonania, klasówki do których trzeba się przygotować, ale pojawiało się też dużo trudniejszych, bardziej złożonych zadań do realizacji – “chcę zrobić kartę pływacką i rowerową”, “zdobyć stopień tropicielki na najbliższym obozie harcerskim”, “zrobić kurs pierwszej pomocy” etc. Odhaczałam pojedyncze bieżące zadania z dziką satysfakcją i nieskromnym zadowoleniem z siebie. Gorzej było z realizacją złożonych zadań. Te trudniejsze, złożone cele były jak fajerwerki na Nowy Rok, pojawiały się z impetem i hałasem, a jeszcze szybciej gasły i popadały w niepamięć.
Nie tylko tej 14-letniej dziewczynie trudno było realizować duże i złożone projekty. W wielu organizacjach zespoły skupiają się na bieżączce, bo jest to łatwiejsze, szybsze (a często traktowane jako najważniejsze), po realizacji małego zadania, uruchamiamy w naszym mózgu obszary związane z przyjemnością. Do tych dużych zadań podchodzimy z niechęcią, często rozpoczynamy i nie wiadomo kiedy porzucamy.
Gdybym tylko jako 14-latka znała OKR-y, z pewnością miałabym dzisiaj kartę pływacką i rowerową!
OKRy (Objectives and Key Results) – to sposób definiowania celu bazujący na inspirującym wyzwaniu (Objective) oraz zestawie metryk (Key Results). OKRy to także ramy procesowe, które skłaniają pracowników do współpracy oraz do skupienia się na priorytetach w organizacji.
Metodę można stosować w firmach, ale również z powodzeniem jest wykorzystywana indywidualnie. W OKR-ach istotnymi elementami są: okresowe przeglądy stopnia realizacji celu oraz retrospektywy – spojrzenie w jakim stopniu zrealizowaliśmy cel, w jakim nie, wyciągnięcie wniosków i stworzenie planu udoskonalenia.
Dlaczego OKR-y są tak skuteczne?
- cel jest jasno zdefiniowany – wszyscy w organizacji wiedzą do czego dążą,
- budują koncentrację i zaangażowanie w priorytety,
- wzmacniają współpracę zespołową,
- pozwalają mierzyć i weryfikować realizację celu,
- budują kulturę organizacji opartą o samoorganizujące się, autonomiczne i zaangażowane zespoły,
- pozytywnie wpływają na komunikację wewnętrzną i przepływ informacji,
- budują nawyki związane z sposobem pracy zespołów.
Kto wykorzystuje metodę OKR?
OKR-y z powodzeniem wykorzystywane są przez firmy takie jak: Google, Zalando, eBay,LinkedIn, Spotify, Uber, Amazon, Microsoft. Ojcem OKR-ów jest Andy Grove, który wprowadził metodę do Intela w latach 70-tych, ale dopiero pod koniec lat 90, kiedy to John Doerr wykorzystał metodę w Googlu, wzbudziła ona duże zainteresowanie. Na polskim rynku, w oparciu o OKR-y swoje cele kalibruje: Grupa Allegro, Gazeta.pl, FlixBus oraz wiele małych i średnich przedsiębiorstw głównie z branży IT i marketingu.
Zanim wprowadzisz OKR-y do swojej organizacji
Przed wprowadzeniem OKR-ów do organizacji, warto mieć świadomość, że zmiany są dla wielu ludzi trudne, wprowadzają niepewność, opór, zmuszają do modyfikacji naszych rutynowych zachowań.
Zanim podejmiemy decyzję o wprowadzeniu OKR-ów warto:
- wytłumaczyć zespołowi czym jest framework i dlaczego chcemy z niego skorzystać,
- dać ludziom czas na przetworzenie informacji o OKR-ach, zadbać o przestrzeń na zadawanie pytań,
- wyłonić liderów zmiany – orędowników, którzy będą dbali o zespół na etapie wstępnego chaosu i w chwilach zwątpienia,
- przeprowadzić jeden cykl OKR-owy w oparciu o grupę pilotażową.
Jeśli OKRy mają skutecznie działać, musimy mieć pewność, że nasza kultura organizacji jest zdrowa. Fundamentem dobrze działających OKRów jest model CFR o którym pisałam w artykule: 3 elementy bez których wprowadzenie OKRów może stać się niemożliwe.
Podstawowe człony OKR-ów to:
- O: Objective – ambitny, inspirujący i niemierzalny (tutaj bywają wyjątki) cel. Więcej informacji o Objective znajdziesz w artykułach: Objective – co musisz o nim wiedzieć , Company Objective – jak go napisać?
- KR: Key Result – mierzalny rezultat, zawierający miary i umożliwiający odpowiedź na pytanie: po czym poznamy, że osiągnęliśmy cel (czyli nasz Objective). Nie pokazują one aktywności – skupiają się na efekcie naszych działań.
Dla każdego Objectiva zwykle określane jest kilka kluczowych rezultatów (KR), te różne KR-y są różnymi drogami do osiągnięcia tego samego celu. W artykule KR (Key Results) – czym są i jak je wyznaczać? znajdziesz więcej informacji na temat KRów. - Actions/Activities – poszczególne akcje, działania, których efektem jest uzyskanie rezultatu (czyli KR).
Jak zacząć? – Wprowadzenie OKR-ów w trzech krokach
- Wybierz odcinek czasu, w którym będziesz realizował swoje OKRy i zdefiniuj Objective. Szczegółowe informacje o tym jak zdefiniować Objective znajdziesz w artykule: Objective – co musisz o nim wiedzieć
- Zastanów się jakie działania przybliżą Cię do realizacji tego Objectiva, zdefiniuj rezultaty tych działań i dobierz do nich miary. Mierzalne rezultaty zawierające miary są Twoimi KRami.
- Zaplanuj z zespołem cykl OKRowy – omówcie kiedy będziecie planować i podsumowywać zadania, weryfikować miesięczne rezultaty i podsumowywać cały cykl (szczegóły znajdziesz w artykule o: Rodzajach spotkań w ramach cyklu OKR).Wybierzcie osobę, która będzie odpowiedzialna za utrzymanie procesu tj. tzw. OKR Master/OKR Leader. Więcej o Liderze OKR pisałam w artykule: Lider OKR – na czym polega jego rola? jakie kompetencje i cechy powinien mieć?
Przykłady OKR-ów
Case:Agencja marketingowa chce być jedną z najbardziej viralowych agencji w Polsce. Wybrała narzędzia dotarcia do odbiorców takie jak: YouTube, Instagram, własna strona www.
O: Jesteśmy najpopularniejszą agencją w Polsce kojarzoną z viralem.
KR 1: Liczba subskrybentów na Youtube 100 tysięcy.
KR 2: Liczba followersów na Instagramie 40 tysięcy.
KR 3: Wzrost organicznego wyszukiwania naszej strony o 20%.
Case: Firma z branży przemysłowej, zatrudniająca 70 pracowników ma b. dobre wyniki finansowe, jest to młoda firma, na rynku istnieje od 5 lat. Do tej pory, właściciel firmy swoją uwagę skupiał przede wszystkim wokół pomnażania zysków – liczył się kapitał finansowy, zapomniano o kapitale ludzkim. W efekcie rotacja w organizacji była bardzo duża, opinia o pracodawcy bardzo negatywna. Firma chce zbudować swoją kulturę organizacji i stworzyć miejsce pracy przyjazne ludziom.
O: Chcemy stworzyć dobre miejsce pracy
KR 1: Poziom satysfakcji pracowników – 70%.
KR 2: Pozycja w top 30 na liście najlepszych pracodawców w Wielkopolsce.
Case: Kancelaria prawna, wprowadza w portfolio swoich usług szkolenia online dla prawników. Firma chce, aby produkt był rozpoznawalny na rynku jako innowacyjna usługa dla prawników.
O: Z powodzeniem wprowadzamy nowy produkt na rynek!
KR 1: 50 pobrań dziennie darmowej wersji.
KR 2: NPS w wysokości 75%.
KR 2: 10 pobrań wersji płatnej.
Na czym polega różnica pomiędzy OKR a KPI?
Dla wielu OKRy są tożsame z KPI – jest to często popełnianym błędem. Ich budowa nie różni się znacząco – zarówno OKR jak i KPI zawierają metryki, wymagają monitoringu i skupiają się ma kluczowych obszarach. Zasadnicza różnica polega na tym, iż KPI służą do monitoringu bieżących działań, procesów, projektów, natomiast OKR służą do wprowadzania innowacji i optymalizacji. Więcej o różnicach i cechach wspólnych poczytasz w artykule: OKR a KPI – co je łączy? Na czym polega różnica pomiędzy nimi?.
Cykl OKR-owy
Cykl OKR-owy najczęściej trwa kwartał – 3 miesiące to wystarczająco dużo czasu na to, aby zespoły mogły zrealizować cele, jednocześnie, perspektywa ta nie jest za bardzo odległa, wymusza skupienie, odpowiedzialność i zaangażowanie.
W każdym tygodniu odbywają się dwa wydarzenia OKR-owe:
- planowanie – każdy członek zespołu informuje czym będzie się zajmował,
- podsumowanie – każdy członek zespołu referuje, co udało mu się dowieźć, czego nie zrealizował – jakie blokery pojawiły się podczas pracy.
Miesiąc OKR-owy zamyka się tzw. przeglądem (review), podczas którego:
- “prezentujemy” wykonane w danym miesiącu prace.
Na dwa tygodnie przed zakończeniem cyklu odbywa się projektowanie kolejnego kwartału OKR-owego:
- wracamy do definicji Objectiva,
- ustalamy nowe KR-y.
Cykl OKR-owy zamyka się retrospektywą podczas której:
- cały zespół podsumowuje kwartał,
- w oparciu o dane podejmuje decyzje o usprawnieniach, które wdroży w kolejnym cyklu OKR-owym.
Podsumowanie
Model OKR nie jest remedium na wszelkie zło, nie zastąpi on silnego przywództwa, ani nie zbuduje silnej kultury organizacji. Jeżeli jednak tych fundamentów nie zabraknie w Twojej organizacji, to OKR-y poprowadzą firmę na sam szczyt. To doskonałe narzędzie do realizacji złożonych projektów, na które “nigdy nie ma czasu”.
Jeśli OKRy Cię zainteresowały, szukasz materiałów, case’ów wdrożeniowych, to pakiet informacji znajdziesz w tych artykułach:
👉 6 źródeł o OKRach, które warto sprawdzić!
👉 Eksperci OKR u których znajdziesz inspirację i wiedzę. Poznaj siedmiu wspaniałych!
Chcesz stworzyć OKR dla swojej firmy, ale nie nie masz pewności jak to zrobić, albo chcesz to przedyskutować? Napisz do mnie w komentarzu lub wyślij prywatną wiadomość hello@valuesfirst.pl Postaram się pomóc, jak tylko potrafię!
Natalia Ginter
Owner & Founder
HR Business Partner, OKR Advisor & Scrum Master, Insights Discovery Coach
Z firmami współpracuje jako trener, wspierając liderów w ich codziennych wyzwaniach oraz jako konsultant, wspierając Zarządy we wdrażaniu OKR-ów. Uwielbia dzielić się wiedzą i uwalniać potencjał innych.
Po pracy praktykuje jogę i nadrabia zaległości podcastowe spacerując z 30 kilogramami futra i szczęścia (model pies).